Description
Description de l'emploi
- Classe d’emploi : Agente ou agent de soutien administratif, classe 1
- Département : Direction de la formation continue et des services aux entreprises
- Supérieure immédiate : Madame Isabelle Adam
- Prédécesseure : Madame Mathilde Huberty
- Statut : Poste régulier, temps complet
- Entrée en poste : dès que possible
Description du poste
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités reliées aux services aux entreprises.
Rôles et responsabilités
La personne titulaire de cette classe d’emploi :
- effectue des tâches reliées à l’accueil, l’information, l’inscription, à la formation de groupes d'apprenants, candidats, participants et à la mise à jour de leur dossier (plateforme de gestion des inscriptions MIA) ;
- dépouille, achemine et envoie de la correspondance en français et en anglais ;
- tient à jour certains dossiers pédagogiques et administratifs ;
- effectue la saisie sur traitement de textes d’informations manuscrites ou imprimées en français et en anglais ;
- effectue la recherche et la correction du français grammatical et syntaxique ;
- réalise les opérations associées au publipostage ;
- effectue la mise en page de documents Word et des présentations PowerPoint (ex. : notes de cours), confectionne des tableaux (ex. des rapports d’évaluation) et des graphiques et respecte les délais de production des documents ;
- effectue des travaux d’impression, de photocopie et de reprographie ;
- effectue le contrôle des présences des cours ;
- effectue des tâches de secrétariat reliées à l’ouverture et la fermeture des dossiers de formation et autres dossiers ;
- confectionne des formulaires (sur Forms) ;
- assure le suivi de ses tâches quotidiennes et en fait la mise à jour (avec Planner) ;
- recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports (ex. : pour la facturation de certaines formations) ;
- complète des réquisitions et des formulaires (ex. : demande de contrat), effectue le prêt de volumes, fait la réservation de locaux, convoque des réunions ;
- assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies ;
- tient à jour la base de données pour l’organisation des formations (base de données Access) ;
- effectue des demandes de paiements ;
- au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente ;
- Avoir une grande capacité à travailler en équipe, à gérer des échéanciers courts, un très bon sens de l’organisation, des priorités et des responsabilités, ainsi qu’un sens aigu du service à la clientèle ;
- Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat ;
- Une excellente maîtrise du français (note de passage 60%) (vérifiée par test) ;
- Aptitudes à utiliser efficacement les outils informatiques et la suite Office (Word avancé et Excel intermédiaire) (vérifiées par tests, note de passage 60% pour chacun des tests).
Traitement : entre 24,99$ et 27,95$/heure
Période d’affichage : 20 mars 2025 au 2 avril 2025
Nous remercions de leur intérêt toutes les personnes qui soumettront leur candidature, cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.
Le Cégep de Trois-Rivières applique les principes d'accès à l'égalité en emploi. Vous êtes invités à vous identifier si vous faites partie d'un groupe visé (minorités visibles, minorités ethniques, femmes, autochtones, personnes handicapées). Certaines mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.
