Technicien(ne) en administration - Temporaire à temps complet (3 mois avec possibilité de prolongation).

Soutien Administratif et de Bureau :

• Rechercher, compiler et analyser des données pour les rapports, la correspondance et les avis de réunion.
• Créer, mettre à jour et organiser divers fichiers et dossiers, y compris ceux relatifs à la Loi 90 et autres documents RH.
• Gérer les appels téléphoniques, trier le courrier, accueillir les visiteurs et répondre aux demandes en personne ou par téléphone.
• Gérer les calendriers du/de la Directeur(trice) et planifier les rendez-vous.
• Organiser les déplacements et effectuer les réservations nécessaires (transport, hébergement, etc.).
• Réviser, traduire (français-anglais) et relire les textes selon les besoins (mise en page, grammaire, vocabulaire).
• Effectuer la saisie de données, la relecture et la mise en forme de divers documents administratifs.

Gestion de Documents et des Dossiers :

• Créer et maintenir à jour divers dossiers RH tout en garantissant la confidentialité des données.
• Participer à la mise à jour et à la gestion des dossiers des employés.
• Gérer les archives du département des Ressources Humaines conformément aux normes de conformité.
• Assurer le suivi et la mise à jour des registres financiers et des budgets RH selon les besoins.

Coordination et Soutien Logistique :

• Organiser et coordonner les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus de réunion.
• Soutenir la planification et la logistique des événements RH, tels que les cérémonies de reconnaissance, les sessions de formation et les activités d'accueil.
• Coordonner les réservations de salles et gérer les besoins en fournitures pour les réunions et événements.

Appui aux Politiques et Procédures :

• Aider à l’application et au suivi des exigences des conventions collectives.
• Contribuer à la mise en œuvre et aux mises à jour régulières des processus et procédures RH.
• Veiller à l’application des politiques RH dans les différentes activités du département.

Soutien aux Comités :

• Fournir un soutien administratif pour les réunions des comités dirigés par le/la Directeur(trice) des Ressources Humaines.
• Collecter, mettre en forme et distribuer les documents nécessaires aux activités des comités.

Gestion des Documents :

• Gérer et organiser les archives RH en respectant les politiques de confidentialité.
• Tenir à jour les dossiers de conformité et assurer le suivi des exigences réglementaires.

Soutien Général :

• Effectuer toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement des opérations du bureau.
• Participer à des projets départementaux spéciaux selon les besoins.

• Doit posséder un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou en gestion de bureau, ou posséder un diplôme ou attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par les autorités compétentes.
• Doit posséder au moins trois (3) ans d’expérience dans un rôle administratif.
• Doit être bilingue français et anglais (oral, écrit et compréhension.
• Une expérience de Microsoft Office est essentielle.

• Doit posséder d’excellentes compétences en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder solides aptitudes en analyse et en résolution de problèmes.
• Doit être diligent(e), dynamique, créatif(ive) et avoir le souci du détail.
• Doit être capable de travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et une aptitude au travail en équipe.
• Doit être capable de respecter les délais et à produire des résultats précis.
• Doit faire preuve de flexibilité et être capable de s’adapter rapidement aux différentes situations.
• Doit avoir une grande éthique professionnelle et discrétion.