SECRÉTAIRE DE CENTRE

SECRÉTAIRE DE CENTRE
Centre d'éducation aux adultes (CÉA), East Angus
Centre de formation professionnelle du Haut-Saint-François, East Angus

Numéro de référence à l'interne : S131224-1338
Remplacement de 35h par semaine
Entrée en fonction : 3 février 2025 (précision à venir)
Durée du remplacement : indéterminée (précision à venir)

Le Centre de services scolaire des Hauts-Cantons offre des services d’enseignement à plus de 8 000 personnes. Il regroupe 30 écoles primaires, trois polyvalentes, quatre centres de formation professionnelle ainsi qu’un centre d’éducation des adultes dispensant une formation générale sur trois sites.

Travailler avec nous, c’est avoir la chance d’œuvrer dans un milieu à dimension humaine et dans un environnement de lacs, de montagnes et de forêts. C’est aussi travailler dans un milieu de vie et d’apprentissage innovant, stimulant, accueillant et sécuritaire qui favorise le développement de la personne dans toutes ses dimensions.

Finalement, le CSS de Hauts-Cantons c’est une communauté multidisciplinaire qui croit en la réussite des élèves et qui s’implique dans leur cheminement scolaire ainsi que dans leur intégration sociale et professionnelle.

L'accueil et le soutien de nos employés font partie de nos priorités.

Ton rôle
Ton rôle consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat du centre d’éducation des adultes.

Tes principales responsabilités

• Planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que le centre se conforme aux diverses obligations administratives et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités du centre;
• Faire le suivi, effectuer les rappels appropriés, prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées;
• Répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de sa compétence;
• Informer sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés;
• Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration, voir à son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgétaires;
• Effectuer la tenue des livres comptables du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, d’autres comptes et les dépôts bancaires;
• Signer conjointement des chèques, concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueillir les argents pour diverses activités ou campagnes de financement;
• Compiler les demandes de matériel du personnel du centre, effectuer les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs;
• Procéder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution;
• Tenir un magasin d’articles scolaires, dresser l’inventaire physique des immobilisations du centre;
• Réquisitionner les services demandés pour les réparations de matériel et d’équipement et s’assurer que les réparations ont été effectuées;
• Dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voir au remplacement du personnel absent;
• Être responsable de la tenue de registres et dossier concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire;
• Vérifier et saisir les données nécessaires, produire et transmettre les rapports, puis remplir divers formulaires; 
• Répondre aux besoins des élèves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves et au personnel du centre et, au besoin, les rappeler aux personnes concernées;
• Prendre les mesures appropriées dans les situations d’urgence, selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence;
• Prodiguer les premiers soins et remplir les rapports requis;
• Être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport;
• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches, effectuer des rappels;
• Transmettre la documentation pertinente, examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents;
• Préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi, préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participantes et participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués, participer à l’élaboration du système de classement, archiver les documents du centre selon la politique en vigueur;
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison;
• Effectuer des recherches, faire le suivi du courrier électronique, apporter une aide ponctuelle au personnel du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun;
• Initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien;
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Qualifications requises
Scolarité et expérience
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences
Avoir de très bonnes connaissances en :

• Français parlé et écrit;
• Word, Excel et PowerPoint
• Logiciel Jade de GRICS;
• La Procure de GRICS;
• Traitement de texte;
• SharePoint Online;
• Outlook et Teams;
• Comptabilité.

*** Test requis : Des tests de sélection sont prévus (évaluation du français, Word, Excel, Outlook et comptabilité) et la réussite de ceux-ci constituent une condition d’obtention. 

Aptitudes requises

• Capacité à travailler en équipe;
• Faire preuve d’initiative, d’autonomie et d’un grand sens de l’organisation;
• Agir avec considération, courtoisie, respect et empathie envers les gens;
• Avoir une approche orientée vers le service à la clientèle.

Supérieur immédiat
La direction du centre.

Horaire
Du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h à 16h.

Lieu
Centre d'éducation aux adultes (CÉA), East Angus;
Centre de formation professionnelle du Haut-Saint-François, East Angus.

Le Centre de services scolaire des Hauts-Cantons (CSSHC) remercie les candidates et candidats de leur intérêt. Toutefois, nous communiquons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue. 

Le centre de services scolaire implante un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Elle invite les membres de ces groupes visés par le programme à s'identifier lors du dépôt de leur candidature.