Secrétaires d'école primaire de la relève - Projets particuliers

Projets particuliers - Secrétaires d’école primaire de la relève
Service des ressources humaines
CSN 2025-01-43

Le Centre de services scolaire du Val-des-Cerfs (CSSVDC) donne, par la présente, avis aux employés de soutien technique, administratif et éducatif du Val-des-Cerfs couverts par l'accréditation CSN, que les projets ci-après décrits sont disponibles.

Emploi : Secrétaires d’école
Statut : Temporaire à temps complet (35h00/semaine)
Durée de l’affectation : Entrée en fonction en février 2025, jusqu’en décembre 2025
Affectation : Services des ressources humaines
Supérieur immédiat: Responsable de la gestion administrative

Dans le cadre de son plan de relève, le CSSVDC met en place des affectations temporaires de secrétaire d’école d’une durée de près d’an ayant pour objectifs de faire connaître la réalité de cet emploi aux candidats et permettre l’intégration et la formation de ceux-ci, tout en assurant leur déploiement immédiat et fonctionnel dans les milieux nécessitant la présence d’une secrétaire d’école.

Les personnes retenues devront participer à 4 semaines de formation obligatoire rémunérées, à l’occasion desquelles différents aspects liés au travail des secrétaires d’école au primaire seront abordés, tels que:

- L’organisation du travail et la tenue d’un secrétariat d’école
- La paie des employés (logiciel de Paie, plateforme des avis d’engagement, plateforme des suppléances, etc.)
- Les ressources financières (logiciels Dofin et Infini, charte comptable, dépôts, écritures de journaux, autorisation de paiements de factures, etc.)
- Les ressources matérielles (logiciel ACHATS, bons de commandes, la livraison et la réception des commandes, les catalogues, etc.)
- Stage d’une semaine au sein de secrétariats d’école primaire afin de prendre connaissance de la réalité des milieux

À la suite des semaines de formation, les personnes retenues seront sur appel afin de combler des affectations temporairement vacantes de courtes, moyennes et longues durée dans les écoles de l’ensemble du territoire du CSSVDC. Ces personnes bénéficieront d’une garantie d’heures de travail de 35h00/semaine et les frais relatifs au kilométrage seront remboursés selon la politique en vigueur au sein de l’organisation jusqu’à concurrence de quatre semaines d’affectation continues dans le même milieu.

Nature du travail
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.
Attributions caractéristiques
Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.

Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.

Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.

Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.
Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.