Coordonnateur(trice) de projet

Relevant du directeur de programme, le titulaire du poste travaillera en collaboration avec les équipes de programme et de projet intégrées ainsi que les équipes fonctionnelles de Davie afin de coordonner tous les éléments de l’exécution du contrat et ainsi s’assurer que les exigences des projets soient respectées.

Plus précisément, vous aurez à :

• Préparer et coordonner la documentation relative au programme et aux projets, y compris les documents et accords contractuels ainsi que des réunions du programme/projet.
• Travailler directement avec le directeur de programme, le gestionnaire de projet et les départements fonctionnels pour coordonner les mises à jour des documents d’information sur les projets et les rapports périodiques.
• Planifier et coordonner les réunions présentielles et virtuelles.
• Assister à des réunions et rédiger les procès-verbaux.
• Tenir à jour le(s) calendrier(s).
• Tenir à jour l’organigramme du bureau de gestion de projet et le calendrier des vacances annuelles.
• Coordonner les voyagements des membres de l’équipe conformément à la politique de l’entreprise.
• Numériser et sauvegarder les documents selon le bon système de classement.
• Déterminer les besoins nécessaires à une prise de décisions rapide, établir et maintenir des contacts avec les décideurs clés et orienter les membres de l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des activités.
• Entreprendre et coordonner la participation nécessaire au respect des engagements contractuels.
• Fournir des données et des rapports périodiques identifiant les actions, les décisions et les produits livrables requis pour respecter le calendrier de conception.
• Répondre aux demandes de soutien des collègues.
• Fournir un soutien confidentiel au directeur de programme et au gestionnaire de projet.
• Acheter des fournitures de bureau selon les besoins de l’ensemble des équipes du programme.
• Coordonner l’arrivée des visiteurs, l’équipement de protection individuelle (EPI) et la formation à la sécurité pour les nouveaux collaborateurs.