Agent.e de soutien administratif, classe 1

Service: Direction de la formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Marie-Ève Latrémouille
Ancienne titulaire : Kim Bérubé-Pantaloni

Période : Dès le 6 janvier 2025;  
Salaire : 24,36$ à 27,24$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 10h à 18h;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal et au 6220 Sherbrooke Est de manière temporaire.

Assurer les tâches administratives et de secrétariat en lien avec les activités offertes sur mesure afin d'assurer des formations quotidiennes par le service aux entreprises :

• Recevoir les appels des clients et traiter leur demande en lien avec les ateliers de formation sur mesure, notamment :
  • Évaluer sommairement leurs besoins;
  • Proposer les ateliers existants si pertinent;
  • Formuler une offre préliminaire selon la liste de prix préétablie;
  • Transférer la demande au conseiller du service;
  • Effectuer le suivi nécessaire.
• Tenir à jour les dossiers des clients dans la base de données;
• Tenir à jour et produire les différents rapports sur une base trimestrielle;
• Facturer les activités de formation à l’aide de CLARA et faire le suivi;
• Préparer et traiter divers documents reliés aux ateliers de la formation sur mesure, notamment :
  • Préparer les contrats pour les formateurs à partir des gabarits, obtenir les signatures et transmettre aux ressources humaines;
  • Assurer la mise en forme des plans de cours ou autre document didactique;
  • Élaborer les documents requis et les rendre disponibles aux formateurs (liste de cours, attestations, fiches d’évaluation, plan de cours).
• Faire un rappel aux formateurs et leur transmettre les détails de la formation;
• Planifier les activités de formation sur Teams;
• Assurer la disponibilité du matériel didactique pour les cours : dans quelques cas s’assurer de l’impression du matériel auprès du service du collège et l’acheminer aux formateurs ou au client selon le cas;
• Procéder à la réservation des locaux dans FC Clara;
• Entrer les données des feuilles de temps dans CLARA pour les formateurs ou traiter la facturation (vérifier l’adéquation et transmettre la facture à la personne ressource pour paiement);
• Compiler les résultats de l’évaluation des formations offertes, transférer les résultats aux formateurs et produire des rapports; faire les suivis nécessaires;
• Coordonner et attribuer les crédits du compte Isograd.

• Effectuer l’ensemble des tâches associées au poste de réceptionniste du campus 3800 de la formation continue en cas de besoin.

• Prendre des rendez-vous, gérer les appels téléphoniques et les courriels;
• Effectuer des suivis auprès des clients;
• Préparer et gérer des documents requis à l’exercice de ses fonctions.
  
  Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques.

• Connaître la langue anglaise;
• Connaissance de Clara;
• Expérience dans la vente de produits ou de services.