S-24-154 | Secrétaire de gestion - Education Services

Détails du poste

Titre :

 Secréraire de gestion

École / Centre / Département :

 Services éducatifs (services complémentaires et services pédagogiques)

Lieu :

 Centre administratif

 Magog, Québec 

% de tâche et horaire de travail: 

 35 heures par semaine

 du lundi au vendredi 

Statut :

 Régulier, temps plein

Date effective :

 Dès que possible 

Taux horaire :

 $24.56 - $28.33 

.Superieur :

 Directrice des services pédagogiques et Directrice des services complémentaires

Sommaire de l’emploi 

En plus des tâches définies à la classe d'emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariéee de cette classe d'emplois consiste à travailler en collaboration avec 2 directrices de départements et 1 directrice adjointe,  en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétatiat de nature complexe. 

Voir les tâches de secrétaire

Description des tâches

• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s'acquitte, et, au besoin, effectue des rappels
• Examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents
  • Dans la limite de ses fonctions, préparer un projet de réponse
  • Acheminer le tout à la personne concernée
  • Assurer le suivi
  • Préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée 
• Recevoir les personnes se présentant à son unité administrative (en personne ou par téléphone), fournir l'information relevant de sa compétence ou référer à la personne concernée
• Gérer, selon les instructions reçues, l'agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille
• Voir à l'organisation des réunions
  • Convoquer les participants
  • Réserver et préparer la salle de réunion (configuration des tables)
  • Acheter et préparer le café et des collations pour les réunions
  • Préparer les dossiers nécessaires
  • Rédiger, selon les instructions reçues, un projet d'ordre du jour en fonction des sujets recueillis
  • Au besoin, assister à ces réunions 
  • Rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal
  • Au besoin, se déplace au lieu de la réunion afin de préparer et/ou aider à l'organisation de la réunion
• Rédiger, à partir d'indications sommaires, des notes de service ou des communiqués
• Rédiger des documents internes et assurer les mises-à-jour nécessaires 
• Participer à l'élaboration du système de classement
• Archiver les documents de son département selon la politique en vigueur
• Effectuer des achats pour les départements
  • Confectionner des bons de commandes
  • Assurer le suivi des commandes
  • Traiter les factures, assurer de respecter les délais de paiement
  • Codifier les dépenses
• Concilier les comptes des départements 
• Assurer le suivi des états financiers des différents budgets et subventions pour les 2 départements
• Préparer des rapports pour les différentes parties prenantes (ministère de l'éducation, ADGESBQ, etc.)
• Traiter les demandes de remboursement 
• Traiter les feuilles de temps 
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l'exécution de ses travaux tels que le traitement de texte, bases de données, programmes maison
• Mettre à jour les sites internet de ses départements 
• Effectuer le suivi des courriels électroniques pour ses départements
• Peut être appelé à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l'utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail communs
• Peut être appelé à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu'à coordonner le travail du personnel de soutien
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe

Profil recherché

Scolarité et expérience

Le candidat doit répondre à l'un des profils suivants:

1. Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat 
2. Être titulaire d'un diplôme de 5e année secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ET avoir quatre (4) années d'expérience pertinente

Autres exigences

1. Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit)
2. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Sharepoint, Outlook) et l'environnement Google (Drive, Calendar, Forms, etc.)
3. Connaissance du logiciel GPI un atout 
4. Excellentes capacités organisationnelles
5. Bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles 
6. Capacité à prioriser les tâches 
7. Discrétion (gestion de dossiers confidentiels)

Le processus d'évaluation pour ce poste inclus des tests administratifs. 

​​​​​​​