Le rôle principal et habituel de l'agent du Centre de coordination et répartition consiste à surveiller, détecter et contrôler les activités quotidiennes dans son ensemble, en s'assurant que l'expérience du client soit positive. Tous changements aux activités quotidiennes du réseau doivent être communiqués aux responsables. Il documente les non-conformités et rédige des rapports quotidiens. Le tout sera effectué en lien avec la vision et la mission de l'entreprise.
Responsabilités/Tâches
Coordination & Répartition
Être le premier répondant téléphonique
Procéder à la prise de rendez-vous en complexe ou virtuellement;
Détecter tous les manques/ajouts/ avant et après les funérailles;
Faire un suivi quotidien des activités avec les agents à l'accueil des 3 secteurs avant 9:30;
Vérifier quotidiennement l'exactitude des avis de décès en ligne;
Faire les gravures demandées quotidiennement;
S'assure que chacun des contrats soient cochés "Terminé" par les succursales dans SRS et s'assurer que la tâche "prêt à facturer" soit cochée 24h après les funérailles;
Vérifier et exécuter les boîtes courriel régulièrement
S'assurer de l'exactitude de la feuille de présence en succursale quotidiennement;
S'assurer que les rendez-vous de la clientèle et fournisseurs (notaire, plombier, etc) soient identifiés quotidiennement sur la feuille de présence;
S'assure de l'envoi de la feuille d'informations aux clients par courriel pour la préparation de la rencontre;
Produire et envoyer le rapport 72h/24h quotidiennement aux directeurs;
Lors de la fermeture des succursales, obtenir la confirmation de la fermeture des terminaux
Interac dans chaque succurcale.
Garder à jour les différentes listes (téléphoniques, cimetières, paroissses, etc);
Péraprer et envoyer les pochettes d'informations dans tous les secteurs;
Immobilier
Assurer le respect des échéanciers établis dans l'agenda des travaux d'entretien;
Communiquer avec les employés de l'immobilier et le messager avant 9h pour le suivi quotidien et communiquer les urgences;
Remplir et voir à l'approbation des bons de commande;
Recevoir et traiter les appels des locataires et faire le pont avec l'immobilier;
Donner un soutien administratif à l'immobilier;
Gérer les travaux et les fournisseurs en fonction de l'agenda du personnel de l'immobilier;
Accueil des visiteurs
Accueillir les visiteurs:
S'assurer que les gens complètent le registre des visiteurs;
Annoncer l'arrivée aux personnes concernées;
Accompagner les visiteurs vers l'ascenseur;
Communiquer avec les conseillers et/ou directeurs pour toutes demandes opérationnelles et les faire patienter;
Prendre les coordonnées ainsi que les motifs du visiteurs en l'absence d'une personne visitée.
Tâches connexes
Assurer le respect et la confidentialité de toutes les informations obtenues dans le cadre de ses fonctions;
Toutes autres tâches demandées par son supérieur.
Connaissances
- Le service à la clientèle
- Le milieu funéraire (un atout)
Exigences
- DES (Diplôme d’étude secondaire)
- Être disponible pour un horaire variable de jour ou de soir ainsi qu’une fin de semaine sur deux
- Bilinguisme (parfaitement). Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone.
- Très bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office
