Description
DESCRIPTION
Le/la titulaire du poste analyse les besoins, assure la conception et applique des techniques professionnelles dans le domaine des méthodes et systèmes administratifs afin d'améliorer la prestation des services.
FONCTIONS SPÉCIFIQUES* Contribuer au bon déroulement des opérations quotidiennes et à l'administration générale des programmes et services fédéraux selon les directives de son superviseur, et contribuer à la gestion administrative des politiques, de l'information, des dossiers, des actions et des réunions.* Évaluer les besoins administratifs pour soutenir la fonction d'administration des programmes et services fédéraux et recommander, élaborer, établir et maintenir un système administratif approprié pour :
a) Procéder à une évaluation des besoins et des capacités administratives, en recueillant des données et des informations, en les compilant et en les analysant ;
b) Maintenir le dossier de chaque projet, y compris les protocoles, les approbations et les accords de tous types, y compris les contrats et les budgets fédéraux.* Évaluer les besoins en matière de rapports pour appuyer la fonction d'administration des programmes et services fédéraux et recommander, élaborer, établir et exécuter les rapports appropriés pour :
a) Effectuer les rapports de budgets fédéraux ;
b) Préparer les rapports annuels sur les programmes et services fédéraux ;
c)Préparer les rapports trimestriels à l'intention de la direction et du conseil d'administration.* Fournir un soutien administratif au coordonnateur des programmes et services fédéraux et au groupe de travail principal, avec la responsabilité de :
a) Rédiger les procès-verbaux et d'assurer le suivi des points qui y figurent ;
b) s'assurer que chaque projet suit les étapes appropriées.* Soutenir l'élaboration et le suivi des budgets annuels, compiler les rapports sur les écarts et recommander des ajustements en milieu d'année;* Participer à la circulation de l'information entre le programme et les services fédéraux et l'organisation, et à l'extérieur.* Collaborer à la fourniture et à l'analyse de statistiques, d'indicateurs, de mesures de performance et de tableaux de bord, ainsi qu'à la collecte et à la compilation de l'analyse financière des activités de l'organisation et produire divers types de rapports.* Fournir un soutien administratif, professionnel et technique, des conseils et une assistance à l'organisation dans le cadre de ses fonctions spécifiques, telles que :
a) l'entretien, la collecte, la compilation, l'analyse et la communication de données et d'informations génériques ;
b) la fourniture d'un soutien technique sous la forme d'informations relatives aux méthodes administratives, aux données et autres analyses, à l'établissement de rapports, ainsi qu'aux exigences et formats des autres bailleurs de fonds pour les différents types de propositions et de rapports ;* Contribuer au suivi des échéances pour les rapports, les dossiers complétés et les actions, découlant des comités et des réunions.* Représenter l'organisation lors de réunions à la demande de son supérieur hiérarchique.* Participer au groupe de travail principal et soutenir le comité, selon les directives.* Collaborer et communiquer avec tous les autres départements * Veille à l'exécution de ses tâches conformément aux procédures et aux directives de l'organisation afin de fournir des services de qualité.* Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son superviseur.
EXIGENCES
Éducation:
- Baccalauréat en administration, sciences sociales ou autre discipline appropriée;
Expérience - Trois (3) ans d'expérience administrative appropriée dans des responsabilités similaires ;
- Expérience en informatique de la santé (atout);
Connaissances et habiletés:
- Connaissance des tendances et des enjeux actuels des Premières Nations, à travers le pays;
- Connaissance du MSSS et des bailleurs de fonds, des règlements administratifs, de leur réseau et de leurs programmes, ainsi que des tendances actuelles ;
- Capacité d'identifier et d'analyser les besoins en systèmes administratifs dans " un contexte de financement mixte fédéral/provincial ".
- Connaissance des méthodes et techniques administratives, de la gestion budgétaire, de l'analyse des données, des rapports et des systèmes d'information ;
- Capacité en matière de procédures administratives et de planification et de suivi des programmes, y compris l'élaboration de politiques et de manuels de programmes et de systèmes d'assurance de la qualité administrative ;
- Bon dossier professionnel dans les systèmes administratifs dans un type d'environnement similaire ;
- Connaissance du logiciel Virtuo ou capacité d'apprendre rapidement un logiciel;
- Excellentes connaissances en informatique ;
- Excellentes compétences en matière de leadership et de travail en équipe ;
- Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite
- Aptitude aux applications informatiques liées à la bureautique et à la recherche ;
- Excellentes capacités de réflexion critique, d'organisation et de prise de décision ;
- Volonté de voyager à l'occasion.
LANGUES* Maîtrise de l'anglais;* La maîtrise du cri ou du français est un atout;
Le processus de selection comprendra l'administration des tests suivants: Excel et Word. La note de passage pour chaque test est de 60%.
