Coordonnateur logistique et administratif

LIEU DU TRAVAIL : Télétravail

QUI SOMMES-NOUS
La Gamme Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine est un service de distribution qui regroupe une délicieuse sélection de produits bioalimentaires produits ou transformés en Gaspésie et aux Îles-de-la-Madeleine. Elle met en valeur plusieurs ingrédients de première qualité issus de la terre, de la mer et de la forêt. La Gamme Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine s’adresse aux restaurateurs et aux détaillants de Québec et de Montréal et en périphérie et elle donne un bel « accent » aux assiettes et aux étalages ! La GAMME Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine vise donc à favoriser la vente des produits des entreprises bioalimentaires d’ici.

CE QUE NOUS RECHERCHONS
Nous recherchons donc un coordonateur.trice pour cette mission haute en saveur! Travailler avec des produits locaux, de haute qualité et destinés aux détaillants et aux restaurateurs est une idée qui te plaît? Tu as du plaisir lorsque tu es responsable du fonctionnement d’un système complexe ou tu réussis régulièrement à gagner de l’efficacité et de l’efficience? Coordonner les transports est vu pour toi comme un défi intéressant? Agir comme un.e facilitateur-trice, un.e chef.e d’orchestre, avec l’équipe des ventes, les producteurs/transformateurs fournisseurs et les membres du conseil d’administration est quelque chose qui t’anime? C’est excellent! On embarque!

PRÉSENTATION DU POSTE OFFERT
Le ou la coordonnateur.trice logistique et administratif assure la gestion des opérations dans 3 principaux volets :

COORDINATION

• Recevoir les résumés des commandes de la part de l’équipe des ventes.
• Gérer les commandes auprès des producteurs/transformateurs fournisseurs : Passer les commandes auprès des producteurs/transformateurs fournisseurs et valider la disponibilité des produits. En cas de rupture de stock, informer l’équipe des ventes.
• Assurer la relation avec les producteurs/transformateurs fournisseurs : Communiquer régulièrement avec ceux-ci et renouveler les ententes.
• Gérer des retards, des erreurs ou autres problèmes : Identifier la cause des retards ou des erreurs et tenir l’équipe des ventes au courant, si pertinent.
• Mettre à jour logiciel de commandeselon les inventaires disponibles, les prix et les producteurs/transformateurs fournisseurs.
• Envoi de rapports récapitulatifs : Envoyer régulièrement des résumés (par période de commande et/ou mois et/ou trimestre et/ou année) et toute autre communication pertinente à l’équipe des ventes et au conseil d’administration.

LOGISTIQUE

• Procédure de livraison : Veiller à ce que la procédure de livraison en place soit respectée en tout temps.
• Préparer les documents d’expédition : Transmettre les bons de livraison et étiquettes d’identification aux producteurs/transformateurs fournisseurs pour qu'ils les remplissent et les incluent avec la commande.
• Communication avec les transporteurs et validation de la conformité : Valider avec les transporteurs la conformité des commandes (décomptes du nombre des boîtes), les délais de livraison, la facturation et le respect des ententes. En cas de problème ou de retard de livraison, gérer la situation.
• Réception des bons de livraison : Recevoir les bons de livraison de la part des transporteurs/distributeurs.
• Effectuer un suivi des livraisons : Effectuer le suivi des bons de livraison pour assurer un suivi continu des dossiers.

• Comptes clients : Ouvrir ou mettre à jour les comptes clients
• Facturation : Émettre les factures aux clients et en assurer un suivi.
• Émission des crédits : En cas de retard, d’erreur ou de problème avec une commande, émettre un crédit, si applicable, selon les directives de l’équipe des ventes, et effectuer les suivis nécessaires.
• Gestion des retards de paiement : Relancer les clients en cas de retard de paiement. Appliquer les intérêts de retard de paiement, le cas échéant.
• Compte producteurs/transformateurs fournisseurs : Assurer le traitement et le suivi des comptes fournisseurs.
• Collaborer avec la ressource en comptabilité : Communiquer régulièrement avec la personne responsable de la comptabilité (ressource externe) pour faire les vérifications et les déclarations nécessaires, ainsi que générer les états financiers.

Localisation : Télétravail

Statut de l’emploi : Il s’agit d’un poste contractuel d’un an avec forte possibilité de renouvellement, selon le financement.

Horaire de travail : La semaine régulière de travail sera de 35 h par semaine selon un horaire régulier de jour.

Entrée en poste : L’entrée en poste est prévue pour l’été 2024. Dans un premier temps, en compagnie de l’équipe, le ou la coordonnateur.trice aura à se familiariser avec l’offre de produits et leur provenance.

Échelle salariale selon expérience et formation : Entre 25$ et 35$ de l'heure

Avantages

• Un poste en télétravail à 100%
• 3 semaines de vacances
• 9 jours fériés
• 6 jours de congé mobile
• Une mission passionnante : la consommation locale et des produits magnifiques!