Agente ou agent de secrétariat au secrétariat général

Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles ? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons !

SOMMAIRE DU POSTE
NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-32

LIEU DE TRAVAIL : Ville de Québec
Possibilité de télétravail selon les dispositions de la Directive relative au télétravail de l’ENAP

HORAIRE DE TRAVAIL :
35 heures/semaine de jour
Du lundi au vendredi
Selon les dispositions prévues à la convention collective

SALAIRE :
Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 22,49 $ et 30,48 $/heure selon l’expérience (Échelle salariale 2022, négociation en cours actuellement)

STATUT DE L’EMPLOI :
Régulier, syndiqué

SECTEUR DE TRAVAIL
Secrétariat général

CONTEXTE
Le Secrétariat général de l’ENAP a divers mandats, lesquels touchent la gouvernance, les affaires juridiques et l’application réglementaire, et la gestion informationnelle et documentaire. Le Secrétariat général est entre autres chargé de développer des stratégies et des outils de communication visant à diffuser l’information de nature institutionnelle auprès des publics internes et externes. Il assure la qualité et la cohérence des communications institutionnelles, dans le respect des valeurs et priorités organisationnelles. Il veille également à la gestion, la mise à jour du site Web et de l’intranet. Il alimente également les réseaux sociaux de l’École. Il assure les relations avec la presse, de même qu’il coordonne l’organisation d’événements annuels majeurs, tels que les collations des grades.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
La personne titulaire apporte un soutien à la planification et à l’organisation des activités du secrétariat général en effectuant différentes tâches d’ordre administratif. Elle assure le bon fonctionnement des opérations de son unité et supporte également selon les besoins que ce soit dans l’accomplissement de tâches spécifiques ou pour l’organisation d’activités institutionnelles.

Sous la supervision de la secrétaire générale, la personne titulaire aura à :

• Accueillir les visiteuses et visiteurs, répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel, filtrer et acheminer les appels et les courriels aux personnes concernées et prendre les messages s’il y a lieu.
• Rédiger divers documents, tels que des lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc.
• Ouvrir et tenir à jour les dossiers, tableaux ou registres, en assurer le suivi, faire les rappels et les recherches nécessaires. Classer les documents, autant en format numérique qu’en format papier, selon le système en vigueur et assurer la confidentialité des dossiers.
• Voir à l’organisation de comités et de réunions sous la responsabilité de la secrétaire générale et envoyer les invitations, commander les repas, réserver les salles, etc.
• Collaborer à l’administration du budget de la direction, notamment en vérifiant les dépenses et en informant son supérieur de toute anomalie.
• Préparer divers documents sous les formes appropriées et développer des outils utiles à la réalisation du travail.
• Au besoin, assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus. Informer les responsables concerné.es des suivis découlant de ces rencontres.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.

EXIGENCES

Scolarité
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de
900 heures dans une discipline pertinente.

Expérience
Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.