Agente ou agent de secrétariat

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SOMMAIRE DU POSTE
NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-69

LIEU DE TRAVAIL : Ville de Québec. Possibilité de télétravail selon les dispositions prévues à la directive relative au télétravail.

HORAIRE DE TRAVAIL :
35 heures par semaine
Possibilité de télétravail, selon les dispositions prévues à la directive relative au télétravail

SALAIRE :
Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 22,49 $ et 30,48 $ l’heure (échelle 2022)

STATUT DE L’EMPLOI :
Poste syndiqué – régulier

SECTEUR DE TRAVAIL
Chaire en leadership dans le secteur public

CONTEXTE
La Chaire en leadership dans le secteur public a pour mission de contribuer au développement des connaissances et des pratiques en leadership dans le secteur public. Son expertise s’articule autour de trois volets principaux : la recherche, la formation et la transmission de connaissances par l’entremise de diverses activités.
Reconnaissant l’importance d’allier la théorie à la pratique, la Chaire diffuse ses résultats de recherche et assure la formation et la transmission des connaissances auprès des gestionnaires de l’administration publique et de la communauté de l’ENAP.
Enfin, La Chaire tente de répondre aux besoins émergents des milieux de pratique du secteur public et d’en valoriser les acteurs. Le leadership se veut donc un objet de recherche dont il importe ensuite de favoriser la concrétisation dans l’action auprès des dirigeants de l’administration publique.
L’organisation de la recherche de la Chaire en leadership dans le secteur public se décline en quatre axes : le style de leadership et le changement dans la fonction publique québécoise, le leadership des secteurs privé et public, l’incidence du leadership transformationnel sur la qualité de vie au travail et l’évaluation des compétences et le profil des leaders.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs. Elle assure la bonne marche des opérations de son unité.
À ce titre, elle :

• Prévoit les besoins de l’équipe, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives.
• Rédige divers documents tels que lettres, rapports, formulaires administratifs.
• Maintient à jour le système de classement et applique la procédure d’archivage.
• Convoque et organise des réunions, rédige les procès-verbaux et la correspondance.
• Gère l’agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la gestion du courrier et du classement.
• Tient à jour et alimente des banques de données.
• Contribue à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements.
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

Plus précisément, la personne sera amenée à :

• Préparer les demandes de facturation
• Collaborer à la préparation de documents et assurer les suivis nécessaires.
• Préparer le matériel en vue des activités de la Chaire.
• Assurer la logistique de diverses rencontres et activités.
• Assumer les tâches de mise en page de documents, de création et de mise à jour de tableaux, etc.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

EXIGENCES
Scolarité
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures dans une discipline pertinente.

Expérience
Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.