Technicienne ou Technicien en administration

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Technicienne ou Technicien en administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

Sous la direction de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, vous collaborez à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives, en effectuant divers travaux à caractère administratif afin d'assurer la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations et l'organisation du travail.

• En collaboration avec la personne technicienne en administration, est responsable des activités liées à la planification de l'offre de cours, la confection des horaires et la gestion des seuils du Département des enseignements généraux.

• Participe à la gestion administrative des cours en ligne ATE150 et ATE850.

• Participe à la coordination des examens finaux réguliers et des examens finaux intensifs.

• Participe au suivi de différents projets, collabore étroitement avec la personne coordonnatrice aux affaires académiques en fournissant un soutien pour le volet des tâches techniques (comité de programme, évaluation des programmes, agrément de programmes, gestion des exigences de qualification pour l'enseignement (EQE)).

• Collabore, au besoin, à l'organisation et à la planification d'évènements.

• Agit auprès des professeures et professeurs enseignants à titre de responsable du soutien administratif dans le recrutement des personnes chargées de cours : maintien à jour d'une banque de candidatures, liaison avec les personnes candidates, planification des entrevues, suivi des candidatures, etc..

• Agit à titre de personnes-ressource auprès des personnes chargées de cours, prépare et anime des séances d'accueil, coordonne des activités destinées à cette clientèle, collabore avec l'agente d'administration, au besoin.

• Coordonne les demandes étudiantes de tutorat et assure la liaison auprès des professeures et professeurs enseignant et du Service à la vie étudiante.

• Collige, vérifie, analyse, enregistre des données en effectuant des extractions de données des systèmes reliées à la gestion de la clientèle étudiante, des ressources humaines, financières, matérielles, etc..

• Présente des données colligées sous différentes formes telles que des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques ou techniques requis.

• Gère, en collaboration avec la personne technicienne en administration, les tests d'équivalence et assure au besoin une présence lors de ceux-ci.

• Participe à l'analyse des processus liés à son secteur d'activité afin d'améliorer et d'optimiser les méthodes et les outils de travail.

• Participe au développement et à l'implantation de procédures administratives, assiste à des réunions avec la direction, met en place les nouvelles procédures.
  

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente

• Minimum de deux (2) ans d'expérience technique pertinente reliée au soutien de projets ou en logistiques d'activités

• Capacité à mesurer et suivre avec précision et rigueur.
• Habilité à faire preuve d'une flexibilité interpersonnelle exemplaire pour s'adapter et travailler efficacement en équipe.
• Capacité à prendre des décisions de haute qualité.
• Habilité à collaborer de manière proactive et efficace pour atteindre les objectifs communs.
• Vous maîtrisez le français à l'oral comme à l'écrit.
• Vous avez une bonne maîtrise du logiciel de traitement de données Excel

• Orientation vers la qualité du service à la clientèle.
• Excellentes aptitudes pour la planification et l'organisation.
• Bonnes aptitudes relationnelles et communicationnelles orales et écrites.