Technicienne ou Technicien en administration

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Technicienne ou Technicien en administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

VOTRE RÔLE

Vous souhaitez contribuer de manière active au bon fonctionnement d'une équipe dynamique et diversifiée?

Sous la supervision de la direction du Bureau des projets académiques, le/la technicien(ne) en administration est un pilier incontournable dans la gestion des projets, la coordination des interactions avec divers partenaires et instances, ainsi que le soutien administratif. En assurant la fluidité des processus internes, vous jouerez un rôle clé dans le succès des projets de la directions académiques et diverses initiatives de l'organisation.

• Appui à la gestion de projet : Vous participez activement à la collecte, l'analyse et au suivi des données des projets, au suivi budgétaire, facilitez l'intégration des nouvelles ressources, et contribuez à la formation des utilisateurs sur les nouveaux outils et processus.
• Coordination des interactions : Vous collaborez étroitement avec les partenaires externes et les instances, préparez les documents et présentations, et veillez à l'organisation des rencontres.
• Soutien administratif : Vous gérez avec rigueur les communications, les agendas et les échéanciers. Vous organisez les réunions, rédigez les comptes rendus et effectuez un suivi minutieux des actions à mener.
• Gestion documentaire : Vous assurez la mise à jour des systèmes d'information et la gestion des outils administratifs. Vous collectez, structurez et synthétisez les données essentielles pour la production de rapports et la reddition de comptes.

• Gérez de façon proactive les priorités et les échéanciers tout en assurant un suivi rigoureux des tâches assignées.
• Prenez en charge l'organisation des réunions, envoyez les convocations et veillez au bon déroulement des rencontres en gérant la logistique, l'animation et la préparation des documents nécessaires.
• Collaborez avec différentes équipes pour assurer une communication fluide et une bonne coordination des projets en cours.
• Participez activement à la collecte et l'analyse de diverses données. Préparez, synthétisez et mettez en forme divers documents, rapports et présentations destinés aux instances et comités.
• Veillez à l'optimisation et à la mise à jour continue des systèmes et outils administratifs, garantissant ainsi leur utilisation optimale.
• Offrez un soutien précieux aux nouveaux membres de l'équipe, les aidant à s'intégrer et à maîtriser les outils et processus de l'organisation.
• Participez à l'élaboration et à la diffusion de formations sur les nouveaux outils, systèmes ou processus, contribuant à l'amélioration continue des pratiques.

Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques administratives ou scolarité équivalente

Minimum de deux ans (2) années d'expérience pertinente en soutien à la gestion de projet d'envergure notamment; en appui à des équipes projet en termes de suivi des échéanciers, en collecte de données et utilisation d'outils de gestion de projet

Expérience également dans la gestion d'agendas, l'organisation de réunions, la production de rapports, la gestion documentaire ou toutes autres expérience similaires.

• Écoute : Vous êtes attentif.ve pour écouter au-delà des mots et vous vous intéressez à ce que les autres disent.
• Qualité des décisions : Vous prenez des décisions éclairées et adéquates en tenant compte de la situation, des personnes impliquées et de la stratégie organisationnelle.
• Collaboration : Vous contribuez à l'atteinte des objectifs communs par votre esprit d'équipe et votre capacité à travailler en (synergie/coopération/coopérant) avec vos collègues.
• Mesure et suivi : Vous établissez des procédures claires vous permettant de surveiller et d'évaluer en continu l'avancée et le progrès des activités dans le but d'atteindre les objectifs fixés.

• Attentif aux déta ils : Vous êtes reconnu pour votre aptitude à gérer des informations complexes et à produire des documents de qualité, tout en maintenant un haut niveau de précision, particulièrement dans la rédaction de rapports, la gestion documentaire et les suivis.
• Communication claire et efficace : Vous suscitez et conservez l'intérêt de vos interlocuteurs par votre capacité à exprimer vos idées de façon claire, cohérente et structurée.
• Maîtrise des outils technologiques : Vous avez une habileté à utiliser les logiciels bureautiques (Microsoft Office 365 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ainsi que des outils spécifiques à la gestion de projets (ex. : Jira, MS Project, Power BI), ou des systèmes de gestion documentaire (M-Files). Vous vous adaptez rapidement aux nouveaux outils numériques.
• Autonomie et initiative : Vous faites preuve de proactivité et d'initiatives dans votre travail en utilisant toute la latitude possible et en prenant des décisions, même lorsque le contexte est ambiguë.
• Capacité d'adaptation : Vous avez une facilité à vous adapter rapidement aux changements, qu'il s'agisse de nouvelles priorités, de nouveaux projets ou de nouvelles technologies.
• Expérience en soutien à la formation : Vous avez contribué à la formation d'utilisateurs sur des outils, systèmes ou processus administratifs ou de gestion. (un atout)

Nous vous invitons à poser votre candidature et Catherine Gingras-Charland se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.