Technicienne ou Technicien en administration

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Technicienne ou Technicien en administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

VOTRE RÔLE

Sous la direction de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, collabore à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives. Effectue divers travaux à caractère administratif en vue d'assurer la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations et l'organisation du travail.

• Supportez l'ensemble des activités liées à la planification des cours et à la confection des horaires de tous les cycles pour son département.
• Participez au suivi de différents projets, collaborez étroitement avec la (le) coordonnatrice(eur) aux affaires départementales et avec l'agent(e) d'administration en fournissant le soutien pour le volet des tâches techniques (comités de programmes, évaluation des programmes, audit du BCAPG, etc.).
• Participez à l'organisation et assurez la logistique, en collaboration avec les personnes concernées, des événements et des activités spéciales, générés par les professeurs ou le département tels que colloque, conférence, réunion d'information, formation. Voyez au partage des responsabilités impliquant des partenaires internes et externes.
• Participez à la gestion, la saisie et l'émission des contrats pour les chargés de cours et les auxiliaires d'enseignement.
• Collaborez avec la coordonnatrice(eur) aux affaires départementales pour le traitement des dossiers de mobilité étudiante entrante et sortante.
• Supportez l'ensemble des opérations en effectuant le soutien administratif de type technique.
• Collaborez à la bonne marche de votre secteur en colligeant des données, en effectuant des extractions de données des systèmes; et en présentant ses données sous différentes formes telles des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques requis.
• Colligez, vérifiez, analysez, enregistrez des données et préparez des rapports et des statistiques reliées à la gestion de la clientèle étudiante, des ressources humaines, financières et matérielles.
• Préparez et rédigez des rapports; validez des formulaires administratifs tels que demandes de paiement, achat de matériel et de fournitures, inventaire des biens mobiliers et immobiliers.
• Participez à l'analyse des processus liés à votre secteur d'activité afin d'améliorer et d'optimiser les méthodes et les outils de travail.
• Répondez aux demandes de rapports ou documents techniques exigés par les directions concernées.
• Discutez avec les personnes concernées des nouveaux projets administratifs que ces dernières veulent entreprendre afin de bien comprendre l'orientation de ces projets, la précision qu'ils requièrent et les possibilités techniques quant à leur réalisation. Assumez la responsabilité de l'aspect technique de tous les travaux requis pour la réalisation de ces projets.

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente

• Minimum de deux (2) ans d'expérience technique pertinente reliée au soutien de projets ou en logistiques d'activités.

• Collaboration : Participe activement au travail de son équipe et favorise la poursuite
  d'objectifs communs.
• Mesure et suivi : Établit des procédures pour
  surveiller les activités, en évalue le
  progrès et s'assure de l'atteinte des
  objectifs.

• Connaissance des logiciels de traitement de données (Word, Excel, Access).
• Maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit.
• Faire preuve d'autonomie dans ses dossiers.
• Capacité de travailler sur différents dossiers simultanément.

L'espace de travail est partagé avec les autres membres de l'équipe.

Nous vous invitons à poser votre candidature et Catherine Gingras-Charland, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.