Description
Notre client un organisme municipal est à la recherche d’un agent service à la clientèle pour un des leurs établissements situé à Montréal.
Horaire du lundi au vendredi de8h30 à 16h30
Salaire : 24.94$
SOMMAIRE DE L’EMPLOI
Sous la supervision du directeur du service désigné, le titulaire reçoit les demandes d’information, les appels et les plaintes en provenance de la clientèle et du public en général et répond à leurs questions ou s’assure de les référer à l’intervenant qui est en mesure de répondre. Le service offert doit être flexible, polyvalent et il doit s’adapter aux besoins de l’organisation et de la clientèle.
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
L’agent de service à la clientèle reçoit, guide et assiste au besoin les visiteurs, demandeurs, locataires, fournisseurs et employés, de façon courtoise, respectueuse et adaptée à leurs besoins individuels. Ce travail peut se faire en personne dans les bureaux de l’organisme ou au téléphone par le biais des lignes téléphoniques de l’organisme (ligne générale et ligne du Centre d’appels).
L’agent traite certains types d’appels téléphoniques provenant de l’externe, notamment
Lorsque requis, l’agent assure la perception du loyer des locataires.
Responsable de l’espace du bureau d’accueil et salle d’attente.
Procède au traitement du courrier (courriels, fax, lettres, avis de renouvellement et colis) reçu, expédié ou à livrer soit: tri, assemblage, fermeture/ouverture des enveloppes, oblitération, livraison/cueillette, tenue des registres de courrier certifié afin d'assurer une communication efficace entre l'organisme et les intervenants internes et externes.
Effectue la reproduction et l'assemblage des commandes reçues à partir de fichiers électroniques ou autres en s'assurant que la qualité et les spécifications requises sont respectées.
Assure le ravitaillement et l’entretien des équipements et outils de travail (imprimante, photocopieur, télécopieur, téléphone cellulaire ou conventionnel, oblitérateur, etc.), en tient à jour l’inventaire et s’assure d’avoir en stock les produits nécessaires (papier, enveloppes, consommables, etc.) pour l’impression des documents.
Assure lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.
Responsable de l’ouverture, de la fermeture et de la gestion de la salle d’accueil des bureaux avec un haut volume de visiteurs.
Explique la démarche concernant les demandes de locataires, demandeurs de logements, ou du public en général concernant la location des logements, la perception, l’entretien ou tout autre sujet d’ordre général en relation avec l’organisme et les réfère aux personnes responsables.
L’agent écoute les besoins du locataire se présentant au bureau, répond aux questions de première ligne, remet la documentation adéquate et interroge le système SIGLS pour obtenir certaines informations. (Suivi des demandes de clés, suivi des demandes de réparations, etc.)
En soutien aux Opérations, le titulaire effectue mensuellement des appels aux locataires pour s’assurer du respect des dates où le logement doit avoir été libéré en rappelant aux locataires leurs obligations, ou pour faire récupérer les clés demandées. Le titulaire compile les informations afin de mesurer l’impact de ces appels.
En soutien aux agents de location, interroge le système informatique SIGLS et inscrit le numéro de ménage des locataires ainsi que le mois de reconduction des baux sur les documents reçus. Si reçu, confirme la réception du formulaire composition de ménage dans SIGLS. Si le formulaire « Composition de ménage » n’a pas été reçu, le titulaire l’imprime et le fait signer par le locataire.
Effectue les appels aux fournisseurs lorsque les clés sont prêtes pour l’exécution des contrats.
Lorsque reçoit les chèques des locataires, interroge dans SIGLS le compte client du locataire et s’assure d’inscrire le bon numéro de ménage sur le chèque et ajoute une estampe de la banque à l’endos.
Lorsqu’il reçoit des locataires voulant payer leur loyer par prélèvement automatique, explique la démarche à suivre et distribue le bon formulaire d’adhésion.
Dans le contexte du virage numérique de l’organisme le titulaire est responsable de la numérisation quotidienne, selon les normes et procédures établies, des documents reçus.
Quotidiennement, le titulaire effectue la numérisation des documents de locations selon les normes et procédures établies.
Responsable de trouver et de transmettre aux affaires juridiques et corporatives (par exemple lors d’une demande d’accès à l’information) ou autre (par exemple au service des finances lors des vérifications) les documents demandés.
Reçoit le courrier postal et effectue les demandes de cartes d’accès pour les bureaux des territoires.
Reçoit les demandes de clés/cartes à puces des locataires et des partenaires externes et fait le lien avec le département de la serrurerie. Le titulaire valide la conformité des formulaires de demandes de clefs entrepreneurs, les dépôts de chèques.
