Description
Notre client, une organisation du secteur municipal est à la recherche d’un(e) secrétaire-réceptionniste de fin de semaine contrat temporaire.
Sous la supervision du directeur de la résidence, le titulaire reçoit les demandes d’information, les plaintes en provenance de la clientèle et répond à leurs questions. Il effectue également le travail habituel de réceptionniste, guide et assiste les visiteurs et effectue certaines tâches de bureau simples afin d’assurer le support administratif et clérical de la résidence.
Lieu de travail : Montréal
Salaire 23,75$
Horaire : vendredi, samedi, dimanche, lundis et les journées fériées de de 8h30 à 12h et de 13 h à 16 h30 ou 9 h à 12h et de 13h à 17h
*Le titulaire partagera ses heures de travail entre deux établissements
Responsabilités :
Effectue de la sollicitation téléphonique et directe, reçoit les appels téléphoniques et les achemine et/ou prend le message afin d’assurer ou de prendre des mesures selon les priorités, reçoit les appels d’urgence des résidents et les transmet au responsable en devoir et agit à titre de relais pour rejoindre le personnel.
Accueille et dirige les résidents, visiteurs, fournisseurs, employés etc., selon les procédures et règlements afin que les personnes aient accès aux endroits appropriés.
Fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et, au besoin, fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location et fait signer le bail si nécessaire.
Surveille l’entrée et la sortie du personnel et des résidents et les accès selon les procédures et règlements afin de s’assurer du droit d’accès, d’éviter la sortie de marchandise et d’assurer la sécurité des résidants.
Tient un registre des événements du complexe dans un journal quotidien, tient et met à jour un cahier d’évacuation à remettre aux pompiers en cas d’urgence de même que le registre des résidents absents ou hospitalisés.
Accomplit des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement etc.
Effectue le travail de secrétariat : suivi des payes, commande des fournitures de bureau et autre matériel, tableaux d’analyse, tri et distribution du courrier.
Prépare la correspondance et des documents tels horaires, tableaux, calendriers, documentation et, selon les informations, l’ordre du jour des réunions; assure la logistique, prépare les affiches et les mémos internes, réunit et assemble la documentation nécessaire; assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et assure le suivi des dossiers.
Traduit des documents pour répondre aux besoins d’une clientèle bilingue.
Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.
