Technicien(ne) administratif(ive) - Approvisionnement

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Relevant de la Directrice - Approvisionnement, cette personne assure la vigie des documents légaux auprès des fournisseurs d’exo et offre un support administratif auprès des équipes Approvisionnement et de leurs clients internes.

• S’assurer que les fournisseurs d’exo se conforment aux exigences contractuelles en matière d’assurances et de garanties d’exécution, ceci inclus :
  • Assurer un suivi avec les fournisseurs et effectuer des relances, afin d’obtenir les documents requis (certificats d’assurance et garanties d’exécution) ;
  • Analyser les certificats d’assurance et vérifier que les couvertures et limites d’assurance sont conformes aux exigences contractuelles ;
  • Analyser les garanties d’exécution : vérifier que le type de garantie, le contenu et le montant sont conformes aux exigences contractuelles ;
  • Si des éléments de non-conformité sont identifiés, assurer un suivi avec le fournisseur (ou la compagnie d’assurance/banque émettrice, selon le cas) afin d’obtenir des documents corrigés ;
  • Avant l’échéance des documents, effectuer un suivi avec le fournisseur afin d’obtenir des copies renouvelées ;
  • Enregistrer les copies électroniques dans les dossiers concernés ;
  • S’assurer de la réception de la version originale de la garantie d’exécution aux bureaux d’exo, puis la conserver dans un classeur protégé ;
  • Compléter le tableau Excel de suivi des assurances et des garanties.
• Effectuer un support administratif à l’équipe approvisionnement pour la catégorie autobus et transport adapté:
  • Mise à jour (et/ou correction) du système SAP pour refléter les bons paramètres contractuels (dates, montants, conditions des options, avenants, etc.) à la lumière des actions prédéfinis par le Conseiller - Approvisionnement ;
  • Création des fichiers de suivi des avenants traduisant l’historique des changements dans chaque contrat ;
  • Support aux conseillers dans le traitement des demandes d’achat en cas de surcharge de demandes pour un délai serré (fin de l’année et juillet) ;
  • Organisation des dossiers dans les répertoires appropriés.
• Supporter les clients internes dans l’évaluation des fournisseurs, notamment par la coordination des évaluations de performance et de rendement spécifiques aux contrats évalués ;
• Apporter un support à la Technicienne administrative - Approvisionnement et devenir la ressource de relève principale pour celle-ci lors des vacances et absences.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre formation pertinente.

Expérience

• Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente ;
• Expérience au sein d’une organisation du secteur public, constitue un atout.

Compétences et aptitudes

• Souci du détail et rigueur ;
• Démontrer une bonne habileté à communiquer et à entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;
• Détenir un sens aigu du service à la clientèle ;
• Très bonne maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Connaissance de l’anglais niveau lecture, constitue un atout ;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office ;
• Connaissance du progiciel de gestion SAP, constitue un atout ;
• Démontrer de fortes aptitudes pour la collaboration et pour le travail d’équipe ;
• Être diplomate, courtois, dynamique et autonome ;
• Faire preuve de fortes capacités à travailler sous pression et bonne capacité d’adaptation ;
• Posséder un fort esprit d’analyse, sens de l’organisation et jugement ;
• Détenir d’excellentes capacités à gérer les échéanciers et les priorités ;
• Faire preuve de fortes capacités à travailler sous pression et capacité d’adaptation.

Période d’emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine, en mode hybride.

Lieu

Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4

Le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.