Adjoint (e) administratif(ve) / Commis aux comptes fournisseurs

G-TEK, filiale du Groupe Valard et dont la société mère est Quanta Services, l'un des plus grands entrepreneurs de services publics en Amérique du Nord est à la recherche d'un(e) adjoint (e) administratif(ve) / Commis aux comptes fournisseurs pour son bureau de Laval.

Comptes fournisseurs

• S’assurer de l’exactitude des données et de l’approbation appropriée avant le traitement des factures fournisseurs;
• Vérifier la conformité des factures fournisseurs (vérification QC inc., taxes, informations bancaires);
• S’assurer que les escomptes sont traités et optimisés selon les fournisseurs;
• Répondre et maintenir une bonne relation avec les fournisseurs;
• Assurer un suivi avec les différents fournisseurs lors du règlement de litige;
• Comptabiliser les factures dans le système de saisie de données;
• Analyser les états de comptes fournisseurs;
• Effectuer un suivi des factures non reçues et les traiter rapidement;
• Effectuer les ouvertures de comptes fournisseurs selon la méthode déployée durant l’année;
• Effectuer des propositions de paiements selon les termes et critères établis par Valard lors des ouvertures de comptes clients et s’assurer qu’ils respectent les instructions établies;
• Effectuer les demandes de renseignements et la vérification des données bancaires des fournisseurs;
• Préparer les paiements, transferts bancaires et chèques de façon ponctuelle;
• Effectuer le suivi de certains dossiers spéciaux demandant une analyse, une codification ou un enregistrement spécifique;
• Faire le suivi mensuel et annuel des Baux pour différents projets;
• Préparer et transmettre des données de courues de fin de mois, ainsi que des écritures de journal et en expliquer les résultats au supérieur immédiats
• Maintenir des dossiers complets et organisés pour les fournisseurs
• Entrainer des employés à des activités reliées à leur travail.

Responsabilités administratives

• Recueillez pour votre supérieur tous les renseignements et les documents nécessaires à l’exécution de ses fonctions;
• Assurez que toutes les fonctions d’ordre administratif assumées par la direction soient bien remplies par les personnes responsables à l’intérieur de celle-ci;
• Traitez ou acheminez les autres correspondances ne relevant pas de votre supérieur;
• Convoquez des réunions, y assistez et en dressez le compte-rendu;
• Assurez un contact efficace entre votre supérieur et les membres du personnel de la direction;
• Exécutez des tâches administratives;

Exigences

• Détenir un DEP en secrétariat ou un AEC ou DEC en bureautique ou technique en comptabilité et gestion (ou expérience pertinente équivalente) ;
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais écrit et parlé ;
• Expérience minimale de secrétariat – 3 ans (ou expérience pertinente équivalente) ;
• Excellentes connaissances des logiciels Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).

Profil de la personne recherchée

• Bonne maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise de la Suite Office et de l’informatique
• Connaissance de la norme ISO14001 un atout
• Faire preuve d’autonomie et d’initiative
• Faire preuve de professionnalisme
• Avoir de la rigueur lors de saisie de données
• Facilité d’apprentissage et efficace
• Bonne capacité de gestion et résolution de problèmes
• Excellente communicatrice – oral et rédaction écrite
• Bilingue (un atout)
• Maitrise avancée du logiciel Excel et de la Suite MS Office
• 3-5 ans d’expérience comme adjointe administrative

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.