SOMMAIRE DU POSTE
À titre d'adjoint(e) administratif(ve), votre rôle consiste à seconder l’équipe de direction et à fournir le soutien administratif et de comptabilité nécessaire à la gestion des différentes unités d’affaire. Vous collaborez à la coordination, la planification et la priorisation des activités de gestion de votre unité.
Vous êtes appelé à interagir avec un grand nombre de parties prenantes. La nature des responsabilités requiert de prendre des initiatives et de faire preuve de proactivité et d'autonomie dans la prise de décision et dans la réalisation d'activités permettant de répondre efficacement aux besoins administratifs des gestionnaires. Votre habileté à communiquer de manière efficace et votre aptitude à savoir adapter votre approche lorsque la situation l'exige deviennent alors des compétences essentielles.
Possibilité de progression rapide au sein de l'entreprise.
Sous la supervision générale du président et/ou directeur , l’adjoint(e) :
- Collabore étroitement à la gestion administrative des différents dossiers de la direction générale de Gestion Imm-Tech, tels que, soutien clérical, suivis budgétaires, activités de formation, comités de diverses natures, projets d’amélioration, projets spéciaux, et activités de recherche;
- Apporte un soutien administratif à la technicienne comptable ou au cabinet comptable en complétant des tâches telles que : activités reliées à la paye, gestion contractuelle, traitement des comptes payables et recevables, participation à l’élaboration d’appels d’offre et autres fonctions;
- Fait la liaison avec les employés et gestionnaires de l’entreprise, les clients, les agences gouvernementales, les organismes externes et accomplit toutes autres tâches connexes tel que requis par la direction de Gestion Imm-Tech.
Fonctions principales
Volet comptabilité :
- Préparer la facturation et les soumissions;
- Assurer la gestion courante de la paie des employés de l’entreprise;
- Assurer le traitement des comptes payables et recevables;
- Apporter un soutien direct à notre cabinet comptable, au niveau de certaines tâches dont la facturation, comptabilité et finances (DAS, rapports TPS/TVQ, cartes de crédit...);
- Exécuter toutes autres tâches connexes.
Volet administration :
- Assister l’équipe de direction dans la planification, l’organisation et la réalisation de projets, d’événements et de rencontres;
- Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information
- Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (suivi des ventes, tableau de bord, suivi des comptes de dépenses, gestion d'inventaire et de matériel, etc.)
- Préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles du comité de gestion.
- Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent
- Participer à l’organisation logistique de différents événements (réunions d’équipe, comités, assemblées, déplacements, activités de relations publiques, etc.).
- Réaliser le montage de documents de présentation;
- Réaliser et mettre à jour les documents promotionnels de l’entreprise;
- S’assurer du juste contenu et des mises à jour des différentes plateformes numériques de l’entreprise (site web, Facebook, LinkedIn…);
- Assurer un classement efficace des dossiers et des archives ainsi que le maintien à jour des données informatisées;
- Assurer la réservation d'hôtels, de véhicules et d'équipements spécialisés;
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et au courrier;
- Effectuer les commandes de fournitures de bureau et de matériel informatique;
- Effectuer la saisie de données, la mise à jour de tableaux de bord et rapports de gestion;
- Préparer et compléter des rapports, présentations, compilations, analyses et assurer la gestion de banques d’informations à la demande de l’équipe de direction;
- Exécuter toutes autres tâches connexes.
