Description
Notre entreprise recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin de compléter notre équipe.
Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et autonome. La personne devra aussi être très à l’aise avec les technologies et l'informatique.
Le poste est majoritairement au bureau (une journée par semaine possible en télétravail).
Les tâches et responsabilités principales seront:
- Comptes payables
- préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
- ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
- fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
- répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
- établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
- accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
- consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
- compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
- répondre aux requêtes des clients;
- assurer la circulation des informations dans l’ensemble des immeubles;
- effectuer la collection des loyers;
- coordonner et gérer les communications avec les locataires;
La personne choisi devrait :
- Être capable de travailler de manière autonome et indépendante;
- Avoir de bonnes compétences en service à la clientèle et capable de travailler en équipe;
Logiciels :
- Excellente maîtrise du MS Microsoft Office suite (Excel, Word, Access, TEAMS, Outlook)
- Maitrise du logiciel Hopem, un atout;
- Connaissance des logiciels Adobe;
Profil recherché :
- Excellente maîtrise du français (parlé et écrit);
- Connaissance de l'anglais (parlé et lecture);
- Souci du détail;
- Tolérance au stress;
- Capacité à résoudre des problèmes;
- Adaptabilité;
