Le ou la technicien(ne) administratif(ve) joue un rôle essentiel dans la gestion des processus financiers et logistiques de l'entreprise. Sous la supervision du contrôleur financier, il ou elle est responsable de la gestion complète de la paie, du support à la facturation, de la coordination des expéditions, ainsi que de diverses tâches administratives. Il ou elle jouera un rôle clé en assurant le bon fonctionnement des opérations administratives quotidiennes, contribuant ainsi à la fluidité et à l'efficacité des processus internes de l'entreprise.
Voici une liste de tâches sans être restrictive :
- Gestion de la paie complète :
- Préparer et traiter la paie pour tous les employés, incluant la collecte des heures, le calcul des salaires, des primes et des déductions.
- Gérer les dossiers d’assurances collectives et REER.
- Maintenir à jour les dossiers des employés et gérer les changements (ex. : nouvelles embauches, départs, changements de salaire).
- Produire des rapports de gestion internes.
- Balancer les grands livres reliés au traitement de la paie.
- S’assurer de la conformité avec les lois fiscales et les règlements en vigueur.
- Support à la facturation :
- Préparer et émettre les factures en fonction des termes des contrats et des accords avec les clients.
- Appliquer les paiements, gérer les relances et traiter les paiements en retard.
- Collaborer étroitement avec le département comptable pour assurer la précision des comptes clients.
- Répondre aux questions des clients concernant la facturation et résoudre les problèmes éventuels.
- Support à la gestion de l’expédition :
- Organiser et coordonner les expéditions de produits ou documents avec les transporteurs.
- Préparer la documentation nécessaire pour l’expédition, incluant les bons de commande, étiquettes, et formulaires douaniers.
- Suivre les envois pour assurer leur livraison correcte et en temps voulu.
- Gérer les retours de marchandises et coordonner les expéditions de retour.
- Tâches administratives diverses :
- Offrir un soutien administratif général, y compris la gestion des courriels, des appels, et des rendez-vous.
- Organiser et maintenir un système de classement pour les documents physiques et électroniques.
- Assister à la préparation des rapports, des présentations, et d'autres documents administratifs selon les besoins.
- Participer à l’organisation des réunions et événements internes.
- Amélioration continue :
- Identifier et proposer des améliorations aux processus administratifs pour accroître l'efficacité.
- Collaborer avec d'autres départements pour optimiser les procédures internes.
