Description
Principales responsabilités:
Relevant de la directrice du Centre, la personne est appelée à réaliser des travaux administratifs relatifs au suivi de mandats, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et rédaction de procès-verbaux, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction du Centre. Elle facilite la gestion administrative et le suivi des dossiers relatifs aux ressources professorales du Centre.
Plus spécifiquement, la personne tient à jour l’agenda de la directrice, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble la documentation pertinente.
Elle assiste celle-ci par rapport au suivi des dossiers et au rappel des échéances ainsi que dans la préparation de la documentation de divers dossiers pour les réunions des instances du Centre.
Elle traite les affaires courantes et soutient la directrice dans la gestion des dépenses de son équipe de recherche.
Elle voit à la transcription de documents, de lettres et de rapports et en fait la mise en page.
Elle voit également à la mise à jour de données dans les systèmes appropriés et à la compilation de statistiques pour divers rapports et elle conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation.
Elle planifie et organise les déplacements de la directrice et d’autres personnes de l’équipe de direction du Centre.
Elle effectue les réservations et fait le suivi administratif requis.
Elle prépare les rapports de dépenses et en assure le suivi.
Elle reçoit et filtre les communications et accueille les visiteurs.
Elle prend connaissance du courrier et des courriels et en assure le suivi.
Elle prépare et transmet la documentation nécessaire et fixe les rendez-vous.
Elle détermine les urgences et les transmet, au besoin, aux personnes concernées et en assure le suivi.
Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires et les transmet à la directrice et à la gestionnaire de l’administration du Centre.
Elle agit à titre de personne-ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collabore avec le personnel de l’INRS et les intervenant.e.s externes.
Elle effectue des recherches, rassemble des informations, documente des dossiers dont certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décision.
Elle rédige des rapports synthèses.
Elle organise les réunions de la directrice, des comités du Centre et des assemblées des professeur.e.s du Centre et y assiste lorsque requis.
Elle prend des notes, rédige les procès-verbaux et fait les suivis appropriés.
Elle apporte un appui aux comités de sélection des professeur.e.s et assure le suivi des dossiers avec la directrice (description de poste, affichage, ouverture des dossiers, fixation des rencontres et horaires des entrevues, convocation des candidats, préparation des dossiers pour les membres, etc.).
Elle tient à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à son champ d’activité.
Elle assume la responsabilité du système de classement de ses dossiers ainsi que ceux de la directrice et voit à leur archivage conformément au système en vigueur.
Elle recueille, vérifie et analyse les différentes demandes relatives à la gestion des locaux du Centre.
Elle est responsable, conjointement avec la directrice, de l’attribution des locaux étudiants et de la mise à jour de l’ensemble des locaux du Centre dans la base de données destinée au Ministère.
Elle doit s’assurer de la conformité des actions et décisions de la direction avec les politiques, règles et procédures en vigueur au Centre
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Conditions de travail:
Poste temporaire d'un mois possiblement renouvelable;
Poste à temps complet: 35 heures par semaine;
Salaire selon expérience entre 30,57$ et 39,70$.
