Adjoint administratif / Réceptionniste - En présentiel à Québec
Ta contribution à l’équipe
Tu veux collaborer au sein d’une équipe accueillante, soudée, dynamique et engagée?
Tu es enjouée à l’idée de prendre part à plusieurs projets diversifiés?
Tu es un adjoint autonome, ayant le sens de l’initiative et orientée solutions?
Ta place est avec nous!
Ton rôle
Ce rôle est en présentiel à 100% dans notre nouveau bureau de Québec ( secteur Lebourgneuf)
En tant qu’adjoint administratif/réceptionniste, tu as un rôle clé au sein de notre équipe et tu t’assures du bon fonctionnement de certaines opérations quotidiennes du cabinet, notamment :
Assurer l’accueil des visiteurs, les appels et la coordination des salles et des repas
- Accueillir les visiteurs positivement.
- Aviser la personne concernée.
- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants.
- Gérer les dîners de travail et 5@7 (la commande des repas, le traiteur, la mise en place)
- Gérer les salles de conférences.
Soutenir les opérations dans la préparation, la production de documents et dans la saisie de données
- Produire, soumettre et faire le suivi des procurations clients.
- Faire la saisie de données des budgets et des mandats en certification.
- Faire l’agencement de déclarations et formulaires fiscaux.
- Préparer des lettres de mission, versements et acomptes.
- Gérer la boîte courriel Espace client.
- Appeler les instances gouvernementales pour obtenir des informations.
Exécuter des tâches générales en bureautique selon les normes HNA
- Produire des organigrammes plus complexes et proposer des améliorations.
- Réviser et faire la mise en page de documents complexes.
- Rédiger des présentations PowerPoint avancées.
- Gérer la boîte courriel du Soutien administratif (SA).
- Envoyer des courriels sécurisés (Secure Exchange) et faire les rappels nécessaires dans un délai raisonnable.
Ce que nous recherchons chez notre futur collègue
- Une véritable joueuse d’équipe capable de mener plusieurs tâches à la fois
- Une personne ayant un excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Un sens du service à la clientèle développé
- Une excellente maîtrise du français (parlé et écrit) et un anglais fonctionnel
- Une excellente habileté en rédaction et révision de documents
- Un esprit ouvert et une bonne capacité d’adaptation dans un environnement en constante évolution
- Une grande aisance avec les outils technologiques et la Suite Office
- Au moins 3 années d’expérience comme adjoint administratif, idéalement dans un environnement professionnel
Voici quelques avantages de travailler chez HNA
Envie de travailler dans un environnement facilitant l’échange et la collaboration? Bienvenue dans nos nouveaux bureaux neufs et lumineux. Et en plus le stationnement est gratuit!
Parce que ton développement et ta santé sont importants pour nous, nous t’offrons de la formation continue, un coaching personnalisé, un programme de bien-être et d’aide aux employés et à la famille… Et bien sûr, le café, thé et chocolat sont à ta disposition!
Sache que notre comité social est très actif! Nous avons régulièrement des activités comme les 5@7, les barbecues de l’été, la journée plein air, le party d’impôts, les soirées jeux et quizz, des tirages au sort… Bienvenue chez nous!
Si tes compétences et aspirations sont alignées avec le profil que nous recherchons, fais-nous parvenir ta candidature via le formulaire suivant.
Noter que le générique masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte.
Nous vous remercions de votre intérêt. Toutefois, noter que seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.
