Adjoint administratif, Exploitation du Centre de distribution

Description du poste :

L’adjoint administratif du centre de distribution (CD) accomplira toutes les tâches de nature administrative et générale nécessaires au soutien de l’équipe de direction de l’Exploitation dans son ensemble. Relevant du directeur général, le titulaire de ce poste offrira un appui quotidien afin d’optimiser le temps passé par les dirigeants à accomplir des tâches administratives ainsi que de limiter les efforts qu’ils réalisent dans ce cadre. Il établira et mettra en œuvre des processus administratifs efficients et bien organisés pour appuyer les opérations. Le titulaire de ce poste jouera un rôle clé, ce dernier aidant le directeur général à instaurer une culture de travail de haut rendement qui répond invariablement aux besoins de nos clients et dépasse leurs attentes.

Responsabilités liées au poste :

• Fournir un soutien administratif à l’équipe du centre de distribution
• Gérer les activités d’approvisionnement du CD afin de s’assurer que les quantités requises de fournitures sont en stock et que tous les associés disposent des outils et du matériel dont ils ont besoin; veiller à ce que des processus efficaces soient établis pour les dirigeants, lesquels visent à faciliter l’identification des fournitures nécessaires à l’exploitation de l’entreprise et à répondre aux besoins des associés.
• Administrer le processus relatif aux bons de commande (BC) dans son ensemble (création du BC, extraction du BC, réception du BC au sein du système, envoi du BC par courriel à l’intention du fournisseur, entrée des données dans un fichier Excel, photocopie, classement, vérification de l’exactitude des factures).
• Diriger le processus relatif aux dépenses du CD, notamment en gérant la carte d’achat, en vérifiant le paiement des factures et en s’assurant que tous les produits commandés ont bien été reçus, distribués et entreposés.
• Organiser les déplacements et traiter les dépenses réalisées par les membres de la haute direction de l’Exploitation du CDR. Former et apporter son soutien aux autres associés relativement aux processus à suivre en ce qui concerne la planification des déplacements et la préparation des dépenses.
• Coordonner les réunions, notamment les réunions mensuelles des employés, les assemblées locales et d’autres réunions spéciales; coordonner les calendriers Outlook et prévoir toutes les réunions régulières des conducteurs d’appareil; réserver les salles de réunion.
• Établir et entretenir des relations de travail efficaces avec l’équipe de direction, les associés, l’équipe du Centre de soutien aux magasins, les fournisseurs, les parties externes et les visiteurs; collaborer avec le service des Finances du CSM et d’autres groupes, au besoin.
• Représenter le directeur général et l’équipe du CD de manière professionnelle, préserver la confidentialité et faire preuve de discrétion.
• Mener à bien les projets spéciaux attribués par le directeur général.
• Superviser les espaces comprenant les fournitures de bureau et s’assurer que les stocks sont suffisants et bien organisés.
• Diriger, au besoin, le processus de suivi des jours de congé des associés salariés du CD.
• Faire preuve d’intégrité : Mettre en œuvre un comportement responsable, éthique et honnête en donnant sans cesse l’exemple et respecter les valeurs de Home Depot.
• Communiquer sa propre motivation aux autres pour atteindre les objectifs quotidiens et faire preuve d’empressement pour s’assurer que les tâches assignées sont accomplies de façon précise, en temps opportun et en toute sécurité.
• Au fil du temps, tisser des liens de confiance et établir une crédibilité auprès des associés; développer de bonnes relations de travail, avec les personnes de l’équipe comme avec celles qui ne font pas partie de l’équipe. Adopter une approche et un comportement professionnels dans le cadre de ses interactions avec les autres.
• Rechercher activement les occasions de se perfectionner; saisir les occasions de progresser et tirer profit des ressources offertes pour apprendre et développer de nouvelles compétences.
• S’adapter aux changements de manière positive et ouverte, tout en faisant preuve de maîtrise de soi. Garder une attitude positive en situation d’ambiguïté; garder son calme et faire preuve de maîtrise de soi dans des situations difficiles.
• Respecter les politiques et les procédures relatives à la sécurité et agir dans le respect des normes de sécurité rigoureuses.

Expérience et connaissances requises :

• Répondre aux exigences minimales relatives à l’ancienneté (un an) et au code de rendement (M+).
• Être titulaire d’un diplôme universitaire ou collégial dans le domaine des systèmes bureautiques ou administratif, de préférence.
• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience jouant un rôle de soutien administratif ou bureautique.
• Avoir des connaissances de niveau intermédiaire ou avancé relativement à l’utilisation de logiciels tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Posséder d’excellentes aptitudes pour la communication à l’écrit comme à l’oral ainsi que de solides compétences pour les relations interpersonnelles et un niveau élevé de professionnalisme.
• Être capable d’accomplir plusieurs tâches à la fois et d’effectuer du travail de grande qualité sous pression dans un environnement où les activités sont denses et se déroulent à un rythme rapide.
• Posséder d’excellentes aptitudes pour la planification, l’organisation et l’établissement de priorités.
• Avoir fait ses preuves en matière de respect de la confidentialité.
• Être en mesure de bien travailler avec les autres et favoriser l’esprit d’équipe au sein d’un groupe où les membres poursuivent des objectifs communs en ce qui a trait au rendement.
• Être disposé à travailler selon un horaire variable et être en mesure de travailler des heures supplémentaires pour apporter le soutien nécessaire à l’équipe de l’Exploitation du CD.