Agente ou agent de bureau niveau 4

AGENTE OU AGENT DE BUREAU NIVEAU 4

POSTE CONTRACTUEL

CENTRE ÉNERGIE MATÉRIAUX TÉLÉCOMMUICATIONS À VARENNES OU À MONTRÉAL

Sommaire de la fonction

Relevant du gestionnaire de l’administration du Centre, en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue, sous encadrement limité, un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, la personne réalise les tâches suivantes :

Soutien administratif

Elle aide à la préparation cléricale de divers documents de nature juridique et en assure les suivis.

Elle rédige diverses correspondances (accusés de réception, convocations, assignations, etc.). Elle en assure l'expédition et les suivis par tout moyen approprié.

Elle effectue, sur demande, certaines opérations simples de nature budgétaire.

Elle peut être appelée, à la demande de son gestionnaire, à remplacer le ou la réceptionniste dans l’exécution de ses fonctions ainsi que l’employé.e à la réception des colis.

Rapports de dépenses

Elle participe au traitement des demandes de remboursement des employé.e.s et des étudiant.e.s du Centre. Elle s’assure de la disponibilité budgétaire, du calcul des taxes et de l’admissibilité des dépenses.

Elle s’assure que les pièces justificatives, les signatures et les autorisations complètent chaque dossier.

Elle vérifie et saisit les demandes d’avance de voyage et les rapports de dépenses. Elle traite les autorisations de voyage et s’assure d’obtenir les signatures appropriées.

Approvisionnement

Elle participe au traitement des demandes d’achats de biens et de services de 5 000 $ et moins, en conformité avec les échéanciers du Centre, les documents normatifs en vigueur et la réception des commandes. Elle participe à la bonne marche du service.

Elle contacte les fournisseurs et créé leurs comptes. Elle prépare, vérifie et saisit les demandes d’achat dans le logiciel de gestion interne SOFE. Elle émet les bons de commande et les transmet aux fournisseurs. Elle peut être appelée à recouvrer des comptes en souffrance.

Elle rédige, vérifie et diffuse des documents administratifs ou comptables et elle assure le suivi des dossiers selon les échéanciers et les procédures en vigueur.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.