Coordonnateur aux événements

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L’établissement souhaite présentement s’adjoindre des services d’un(e) :

Coordonnateur aux événements[1]

Principales fonctions :

Sous la supervision de la directrice des ventes et développement des affaires, le coordonnateur aux événements est responsable d’organiser et de coordonner tous les aspects liés à la tenue d’événements dans l’établissement. Ce rôle exige une gestion minutieuse des détails pour garantir une expérience exceptionnelle aux clients. Le coordonnateur aux ventes agit à titre de point de contact principal pour des événements tels que des colloques, congrès, banquets et mariages, tout en assurant une coordination efficace avec les différents départements. Plus précisément, il devra :

• Planifier dans les moindres détails la tenue d’événements (colloques, congrès, formations, banquets), en respectant les attentes des clients;
• Accueillir les clients lors de visites de repérage pour les événements;
• Réserver les salles pour des conférences, banquets, mariages et congrès en s’assurant de maximiser l’utilisation des espaces;
• Gérer les blocs de chambres;
• Comprendre les paramètres des événements, tels que les objectifs et les invités présents;
• Veiller à ce que chaque événement respecte le budget alloué;
• S’assurer de proposer et de maximiser tous les services disponibles dans l’établissement;
• Accompagner le client dans ses choix pour les pauses-café et repas;
• Valider avec les clients leurs besoins en équipements audiovisuels et autre matériel, si nécessaire;
• Communiquer en temps opportun les informations relatives aux événements aux différents départements (menus, réservations, équipements, aménagement des lieux, hébergement, etc.);
• Partager quotidiennement les modifications d’événements avec les départements concernés;
• Veiller au bon déroulement des activités et à la satisfaction des invités tout au long de l’événement;
• Assurer le suivi de la réception des dépôts dans les délais prescrits;
• Garantir la satisfaction et la fidélisation de la clientèle existante;
• Représenter l’hôtel avec le plus haut niveau d’intégrité, de professionnalisme et de sincérité;
• Mettre à jour et gérer la base de données clients (CRM), ainsi que préparer les rapports nécessaires;
• Coordonner et animer les réunions de fonctions;
• Effectuer les appels de prospection et solliciter d’anciens clients, au besoin;
• Effectuer les tâches liées à la facturation;
• Effectuer toute autre tâche connexe en lien avec le poste.

Exigences requises :

• Bilinguisme (français et anglais);
• Expérience en organisation d’événements (2 ans);
• Expérience dans le secteur hôtelier;
• Bonnes connaissances de la Suite Office, particulièrement Outlook, Word et Excel;
• Diplômes d’études collégiales (DEC) en gestion hôtelière ou en gestion du tourisme ou tout autre diplôme en lien avec le tourisme ou la gestion de projet, un atout;
• Autonomie;
• Sens de l’initiative;
• Polyvalence;
• Tolérance au stress;
• Dynamisme;
• Honnêteté.

[1] Le genre masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.