Répartiteur.trice du service/centre d'appels

Relevant du coordonnateur division service, le(la) répartiteur(trice) a la responsabilité d’assurer un soutien administratif aux techniciens ainsi qu’ un service complet et rapide auprès de la clientèle et des chargés de projets. Il(elle) est secondé(e) dans ses tâches par le(la) répartiteur.trice adjoint(e).

Rôles et responsabilités

• Répondre aux appels de service et préparer les répartitions aux techniciens : réagir de façon rapide aux urgences et mettre en place le personnel nécessaire pour répondre à la demande des clients. La boîte vocale téléphonique doit être vérifier toutes les 20 minutes afin de récupérer les appels manqués de clients;
• Gérer étroitement le calendrier des répartitions pour les évènements à venir ou en cours et y faire des modifications lorsque nécessaire;
• Vérifier les feuilles de temps des frigoristes : fait conjointement avec le coordonnateur du service, chaque lundi matin s’assurer que toute l’information et la documentation reliée aux travaux effectués soient comprises/attachées (ex. bon de travail, facture, kilométrage, etc.);
• S'assurer que tous les bons de travail signés correspondent aux répartitions de la semaine précédente. Remettre les feuilles de temps au coordonnateur du service pour approbation puis entrée les bons de travail dans Filemaker;

Bon de travail :

• Transcrire l’information des bons de travail des techniciens dans Filemaker pour le service de réfrigération et de ventilation (applicable ou non au projets);
• S’assurer que les bons de travail ont un numéro de commande du client;
• Confirmer le prix des matériaux et ajouter un pourcentage profit pour la facturation. Tenir le(la) répartiteur(trice) adjoint(e), le coordonnateur division service, l’ingénieur de projets ainsi que le directeur du service au courant des ententes de prix prisent avec les clients;
• Effectuer un suivi avec les chargés de projets afin de vérifier si c’est facturable ou si c’est inclus au projet;
• Remettre aux chargés de projets les bons de travail qui sont inclus aux projets.
• Gestion des recommandations : chaque semaine, les frigoristes apportent leurs recommandations de travaux concernant les clients sur les bons de travail. Selon ses recommandations, le(la) répartiteur(trice) les transmets au chargé de projets responsable ou prépare la soumission lui(elle) même, dans le logiciel Filemaker ainsi qu’à l’aide du document Excel F‑1082 ‑Soumission réfrigération-fax.xls.
• Après avoir transmit la soumission au client, effectuer un suivi. Si le client ne répond pas après le 3ième appel, la soumission est archivée;

Bon de commande :

• Commander les pièces standards nécessaires pour les prochaines visites d’entretien;
• Commander les pièces urgentes quotidiennement pour les techniciens;
• Effectuer les retours de pièces défectueuses ou sous garantie pour le service :

Le masculin est employé à fin d'alléger le texte.