Adjoint.e administratif.ive de construction

Responsabilités

• Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur et le gérant de projet;
• Produire et assurer le suivi de la documentation d’ouverture et de fin de projet;
• Tenir à jour la liste des intervenants du projet;
• Rédiger les contrats aux sous-traitants et en assurer le suivi;
• Transmettre les livrables auprès des sous-traitants et des professionnels et en assurer le suivi (dessins d’atelier, fiches techniques);
• Mettre à jour les directives et les plans sur la plateforme collaborative;
• Préparer et envoyer des bons de commandes;
• Produire des rapports de suivi hebdomadaires/mensuel en fonction des besoins;
• Maintenir un système de classement effectif;
• Effectuer diverses tâches administratives (rédaction de lettre, mise en forme, correction);
• Possibilité de travailler sur un chantier et d’effectuer des tâches en lien avec les besoins de l’équipe mobilisée;
• Remplacement à la réception (heure du lunch);
• Participer à l’amélioration des processus Procore en lien avec les tâches administrative;
• Participer à l’élaboration et au suivi des demandes de paiement (si requis vs projet);
• Autres tâches connexes reliés au poste.

Compétences

• Sens des responsabilités;
• Communication interpersonnelle;
• Travail d'équipe;
• Sens des priorités;
• Souci de la qualité.

Qualifications

• Certificat en secrétariat ou domaine connexe;
• Avoir une notion d’un environnement de travail corporatif;
• Connaissance dans le domaine de la construction est un atout;
• Savoir s’adapter au changement et faire preuve de polyvalence;
• Bonne connaissance parlée et écrite de la langue française et anglaise;
• Bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel) et Procore (un atout).