Agente ou agent de secrétariat

Agente ou agent de secrétariat

Un emploi régulier à pourvoir à Alma

Ministère des Ressources naturelles et des Forêts : La Direction générale de la gestion des forêts du Nord-Est, unité de gestion Rivière-Péribonka, souhaite pourvoir un emploi régulier à Alma au 801, chemin du Pont-Taché Nord.

• Télétravail : En mode hybride (télétravail et présentiel), à raison d'un minimum de deux jours par semaine en présentiel
• Horaire de travail : 35 heures par semaine
• Date d’entrée en fonction : dès que possible

Contexte de l’emploi

Sous l’autorité du chef de l’unité de gestion, la personne titulaire de l’emploi fournit l’assistance technique nécessaire aux activités du bureau.

Elle doit effectuer des travaux de soutien administratif reliés à l’accueil et au service à la clientèle. Elle doit prendre connaissance et assurer la gestion du courrier. La personne titulaire est responsable du registre des entrées et sorties des employés en forêt. Elle assure le service à la clientèle (notamment répondre aux questions concernant les permis de bois de chauffage) et réalise des travaux de secrétariat ainsi que certaines tâches requises pour la mise en œuvre du système de gestion environnemental et du mesurage tout en appuyant le volet financier des travaux sylvicoles commerciaux (gestion des addendas, factures, reddition de comptes).

De plus, la personne titulaire doit, au besoin, donner du support aux autres bureaux, incluant la direction régionale et la direction générale.

Mission

La mission du ministère des Ressources naturelles et des Forêts (MRNF) est d’assurer une gestion durable des forêts et de favoriser l’apport économique de ce secteur d’activités au bénéfice des citoyens du Québec et de ses régions.

Mandats

L’unité de gestion constitue la porte d’entrée de la clientèle et de la population pour le secteur des opérations régionales du MRNF. Son rôle consiste à s’assurer d’un aménagement durable des forêts au bénéfice de la population en réalisant les mandats qui lui sont délégués en matière de gestion forestière, soit la planification et le suivi des interventions en forêt publique.

Attraction

À deux heures de route de Québec, le Saguenay-Lac-Saint-Jean compte près de 300 000 habitants renommés pour leur hospitalité.

Ce milieu de vie unique vous offre à la fois toutes les commodités de la ville et les plaisirs de la nature. Du nord du Lac-Saint-Jean jusqu’à l’embouchure du fjord de la rivière Saguenay, ce vaste terrain de jeu compte quatre parcs nationaux dans un rayon de 200 km.

Avantages reliés au poste

• Horaire variable ;
• Possibilité d’accumuler des congés mensuels ;
• Augmentation salariale annuelle ;
• Télétravail en mode hybride ;
• Semaine de travail de 35 heures ;
• Assurances collectives (plan individuel ou familial) ;
• Congés diversifiés (20 jours de vacances, 13 jours fériés, 10 jours de maladie, etc.) ;
• Régime de retraite à prestation déterminée ;
• Remboursement de l’activité physique ;
• Programme de soutien aux études ;
• Programme d’aide aux employés.

Principales responsabilités

Ressources matérielles

Agir à titre de responsable en ce qui concerne l’aménagement des locaux, l’ameublement, le système téléphonique, le système de radiocommunication ainsi que l’entretien et la réparation du matériel et de l’équipement selon les normes et directives en vigueur :

• Recueillir, analyser et présenter les données pertinentes en vue d’établir les besoins en matière d’achat et de location de matériel.
• Planifier et effectuer les achats et locations (photocopieurs, télécommunication, etc.).
• Procéder à l’achat de fournitures de bureau.
• Procéder à la disposition du matériel excédentaire.
• Maintenir à jour la liste des biens capitalisables.
• Voir à l’application des clauses du bail entre le propriétaire et l’unité.
• Voir au bon fonctionnement du système de communication (téléphonie, cellulaire, etc.).

Assurer la gestion du parc des véhicules en effectuant :

• La gestion des immatriculations et certificats d’urgence (émission, annulation, suivi).
• La gestion des cartes de crédit (émission, annulation, suivi).
• Le suivi des déboursés mensuels et l’enregistrement des véhicules au système GVÉ, et ce, afin de produire des rapports statistiques pour prise de décision éventuelle de la part des gestionnaires.
• La coordination des travaux d’inspection, d’entretien et de réparation des véhicules.

Ressources financières

Agir à titre de personne-ressource, auprès du personnel et des gestionnaires, afin de répondre aux différentes questions concernant les directives en vigueur (frais de voyage, frais de déménagement, assignation et autres).

Appuyer le volet financier des travaux sylvicoles commerciaux dans la gestion des addendas, factures et reddition de comptes.

Ressources humaines

Agir à titre de responsable de l’accueil des employés réguliers et occasionnels ainsi qu’aux étudiants et stagiaires chaque saison :

• Faciliter l’intégration des employés dans l’environnement gouvernemental en leur expliquant les divers systèmes (SAGIR, rapports de frais, feuilles de temps, SDT, etc.) et en assurer le suivi adéquat.

Agir à titre de responsable en matière d’assiduité et de rémunération auprès des gestionnaires et des employés :

• Système de suivi du temps (SDT) : création de clés, création des identifiants pour les nouveaux employés, ajustement des heures, transfert des feuilles de temps.
• Vérifier la conformité et la concordance des informations inscrites sur les feuilles de temps, concilier les absences des employés entre le système SDT et le système SAGIR et au besoin.
• Transmettre au responsable de l’assiduité de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) les corrections à effectuer aux dossiers des employés.
• Assurer le suivi des déplacements des travailleurs sur le territoire lors de leurs sorties en forêt.

Responsable du registre santé et sécurité au travail et répondant local d’absentéisme pour absences en congé de maladie longue durée ou à la suite d’un accident de travail.

Agir à titre de responsable du volet formation dans l’unité de gestion en collaborant avec le gestionnaire à la préparation et à la diffusion des séances de formation. Assurer le suivi des formulaires à compléter par les employés ainsi que la saisie de ceux-ci dans les différents systèmes gouvernementaux (SAGIR, SCG).

Accueil et réception

• Accueillir les visiteurs et, au besoin, les diriger vers la personne-ressource concernée. Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et référer à la personne porteuse du dossier.
• Diriger la clientèle et répondre à leurs questions concernant l’émission des permis de bois de chauffage domestique (GIF) à des fins de validation et d’approbation du personnel responsable.
• Percevoir des sommes d’argent pour les permis d’intervention ou autres.

Échelle de traitement

De 38 352 $ à 49 036 $*

*Il s’agit de l’échelle de traitement en vigueur au 1er avril 2022 issue de la convention collective 2020-2023. Les négociations, en vue du renouvellement de cette convention collective, sont en cours et l’échelle de traitement sera ajustée rétroactivement lors de la signature de la convention collective. La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d'heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

La fonction publique du Québec offre une foule d’avantages distinctifs. Pour en apprendre davantage, consultez la section Travailler dans la fonction publique sur Québec.ca.

La personne recherchée doit être autonome dans sa planification de son travail, et ce, en fonction des besoins, des priorités et des délais qui lui sont fixés. Elle doit avoir une grande autonomie pour agir comme personne-ressource en ce qui concerne les règles et usages de la correspondance, du vocabulaire, des formes et des styles appropriés.

Exigences de l’emploi

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

La personne qui ne possède pas la scolarité pertinente exigée peut compenser chaque année de scolarité manquante par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée.

OU

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ET posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat.

Une personne qui a un nombre d’années de scolarité inférieur à une 11e année ou à une 5e année du secondaire peut compenser chaque année de scolarité manquante par deux années d’expérience de travail rémunéré ou non, y compris la charge de travail familiale.

La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Les candidats ayant effectué des études hors Canada doivent fournir une évaluation comparative de leurs études puisqu’un candidat qui ne détient pas l’évaluation comparative liée à la scolarité exigée ne peut pas être présélectionné.

• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.

Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Seront considérés comme des atouts

• Connaître les applications courantes telles que Word, Access, Excel, Outlook, Internet Explorer.
• Bonne connaissance du français écrit et parlé.
• Avoir le sens de la collaboration et du travail d’équipe.
• Avoir le sens des relations interpersonnelles et de la communication orale et écrite.

Période d’inscription : Du 9 au 20 septembre 2024 à 23 h 59.

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Inscription : L’inscription doit s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Pour plus d’informations sur la façon de postuler et sur les principales étapes du processus, vous pouvez consulter cette courte vidéo.

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et de compléter la section « Exigences et atouts » en recherchant à l’aide de mots-clés les éléments spécifiés dans l’offre d’emploi. C’est notamment avec cette information que les candidatures qui répondent le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Au moment de votre inscription, vous devez nous transmettre le ou les documents nécessaires à la validation de la conformité de votre dossier de candidature, c’est-à-dire :

• Une copie de l’évaluation comparative des études effectuées hors Canada (attestation d’équivalence), si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada.

Aucun curriculum vitae ne sera accepté ni aucune candidature transmise par courrier électronique. Seules les personnes retenues seront contactées.

Participer à une séance d’examens : Les personnes présélectionnées sur la base des renseignements contenus dans leur dossier de candidature seront invitées à participer à une séance d’examens.

Informations sur le processus de dotation

Équipe des processus de sélection

par courriel : emploisMRNF@mrnf.gouv.qc.ca

Direction générale des ressources humaines

Informations sur les attributions de l’emploi

Mme Caroline Couture, cheffe de service

418 668-8319, poste 704647 ou par courriel : caroline.couture@mrnf.gouv.qc.ca

Unité de gestion Rivière-Péribonka

Informations sur les modalités d’inscription en ligne : Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.