Une ou un secrétaire de direction - ANNULÉE

Vous avez envie d’action ? De travailler au sein d’une équipe dynamique ? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois ? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi stimulant ?

Une ou un secrétaire de direction

• Direction générale : Direction générale des mandats stratégiques, de la gestion du portefeuille et de l'accompagnement
• Direction : Direction du soutien technique
• Nombre d’emplois à pourvoir : 1
• Statut de l’emploi : Régulier
• Lieu de travail : 500, boulevard René-Lévesque Ouest à Montréal
• Télétravail : En mode hybride
• Horaire de travail : 35 heures par semaine
• Date prévue d’entrée en fonction : Septembre 2024

Les défis que nous vous proposons

La Direction du soutien technique (DST) a pour objectif de fournir l’expertise technique aux projets majeurs dans le cadre de la directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructres publiques. Elle assure l’accompagnement technique des directions de grands projets tout au long du cheminement des projets routiers. Elle est composé d’une équipe dynamique composée de professionnels, d’ingénieurs et de techniciens qui travaillent ensemble à bonifier les projets majeurs du ministère.

Sous l’autorité du directeur, le titulaire de l’emploi offre un soutien pour l’ensemble des opérations à caractère administratif de la direction. Ces travaux se caractérisent par des attributions de soutien administratif ayant trait notamment au traitement des textes, au traitement de la correspondance, à la réalisation d’opérations facilitant le déroulement des activités courantes et à l’application de directives administratives. Il assiste son directeur ainsi que les autres employés de la direction dans l’organisation et la planification du travail.

• Offrir un soutien administratif au directeur dans la gestion du personnel. À ce titre, le titulaire doit :
  • Assurer le suivi de l'assiduité et des heures supplémentaires du personnel ;
  • Assurer la conservation des documents de façon sécuritaire, en conformité avec les règles en vigueur en matière de protection des renseignements personnels ;
  • Participer au processus de mouvement du personnel, incluant la convocation des candidats en entrevue, la mise en page et la correction du questionnaire d’entrevue, le traitement des différents formulaires d’arrivée/départ ainsi que le suivi administratif de ceux-ci ;
  • Remplir le calendrier de vacances du personnel de la direction et en assurer le suivi.
• Offrir un soutien au directeur et au personnel de la direction pour la révision linguistique et la mise en forme des documents. À ce titre, le titulaire doit :
  • Assurer la révision de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe des lettres, notes, rapports, devis, tableaux et autres documents ;
  • Mettre en page les différents documents produits afin qu’ils répondent aux normes ministérielles et aux standards de qualité.
• Offrir un soutien administratif au directeur et aux employés de la direction quant aux diverses tâches administratives de soutien. À ce titre, le titulaire doit :
  • Gérer le courrier ;
  • Procéder aux commandes de fournitures de bureau et d’équipements non standards à la demande des employés de la direction ;
  • Assurer le suivi administratif des documents signés par le directeur ;
  • Réserver les voitures et les hôtels, lorsque nécessaire, en remplissant les documents adéquats ainsi qu’assurer le suivi de la facturation y étant reliée ;
  • Assurer le suivi des formations des employés de la direction ;
  • Assurer le suivi de toute autre demande ponctuelle pour le directeur et/ou pour les employés (par exemple : inscription à la séance annuelle du Cahier des charges et devis généraux, envoi de courriels pour information, envoi de courriels de rappels d’échéances, etc.).
• Assister le directeur et le personnel de la direction dans la logistique et l'organisation des rencontres, des comités et des sessions de formation. À ce titre, le titulaire doit :
  • Coordonner l'agenda du directeur et des membres du personnel de la direction;
  • Inviter les personnes requises en fonction de leurs disponibilités ;
  • Réunir les documents requis et les envoyer aux personnes invitées ;
  • Assurer tous les suivis nécessaires pour la tenue de ses rencontres (appels téléphoniques, confirmations, informations supplémentaires, agendas, etc.).
• Offrir un soutien au directeur pour la tenue du système de classement.

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
• Régime d’assurances collectives ;
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
• Horaire variable ;
• Sécurité d’emploi ;
• Programme d’aide aux employés (PAE) ;
• Programme de soutien aux études ;
• Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
• Soutien financier à la pratique d’activités physique.

Salaire annuel :

38 352 $ à 49 036 $ selon l’expérience

L’échelon sera déterminé à l’embauche en fonction de l’expérience du candidat.

i La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité additionnelle et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.

Les qualités que nous recherchons :

• Faire preuve d’autonomie et de jugement dans l’exécution de son travail ;
• Savoir bien planifier ses tâches et organiser son travail afin de respecter les échéances fixées ;
• Posséder de bonnes aptitudes en communication orale et écrite.

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente1;

Une personne peut soumettre sa candidature si elle est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis.

OU

• Détenir un certificat d’études secondaires équivalent à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente1 ET posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat;

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience de travail rémunéré ou non, y compris la charge de travail familiale. Le DES peut également être compensée par une attestation de spécialisation professionnelle ou un diplôme d’études professionnelles.

Un candidat qui ne possède pas l’expérience exigée aux conditions minimales d’admission peut y suppléer de la façon suivante :

- Une année d’expérience pertinente manquante peut être compensée par un diplôme d’études professionnelles pertinent ou une attestation de spécialisation professionnelle pertinente totalisant au moins 600 heures et au plus 900 heures.

• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec²;
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Atouts recherchés

• Avoir une bonne connaissance des logiciels de la suite bureautique Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Adobe Acrobat Standard et Content Server serait un atout.

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Montréal

Période d’inscription : Du 6 au 19 septembre 2024 à 23 h 59.

L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne, consultez Processus de sélection | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien :

• Détailler toutes vos scolarités (complétées ou non) ;

i Si vous avez effectué des études hors Canada, votre demande d’évaluation comparative des études doit être soumise au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’intégration (MIFI) avant votre embauche sinon elles ne pourront pas être considérées pour établir votre salaire si celles-ci sont jugées pertinentes à l’emploi.

• Détailler toutes vos expériences de travail, notamment en inscrivant votre emploi actuel et tous vos emplois antérieurs ;
• Indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché » (si applicable). C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées.

i Joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans votre formulaire ne pourront plus être modifiées. En ce sens, assurez-vous qu’elles sont complètes.

Aucun curriculum vitae n’est accepté, ni aucune candidature soumise par courrier, courrier électronique ou télécopieur. Seules les personnes retenues seront contactées.

Des questions ? Nous y répondrons avec grand plaisir !

Informations sur le processus de sélection
Marilyn Savage - Technicienne en dotation
rh_clientele4@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les attributions de l’emploi
Abdelhak Bousselham - Coordonnateur en ingénierie
abdelhak.bousselham@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.

1- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

2- Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

Apprends-en davantage sur nous :

FAIRE CARRIÈRE AU MINISTÈRE DES TRANSPORTS ET DE LA MOBILITÉ DURABLE

Les défis à relever sont nombreux et stimulants. Intervenant de premier plan dans l’économie du Québec, le Ministère a pour mission et mandat d’assurer, sur l’ensemble de son territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Vaste organisation, le Ministère emploie plus de 8 500 personnes et gère 31 000 kilomètres de routes et 11 000 structures. Concrètement, le Ministère entretient, rend sécuritaires, conçoit et bâtit les vastes réseaux de transport maritime, ferroviaire, aérien et routier du Québec tout en innovant et en respectant l’environnement.

LA DIRECTION DU SOUTIEN TECHNIQUE

La Direction du soutien technique (DST) a pour objectif de fournir l’expertise technique aux projets majeurs au sein du ministère des Transports et de la mobilité durable. Elle répond aux besoins faisant appel à l’élaboration d’études d’opportunité, de dossier d’affaires et de plans et devis. De plus, elle assure le suivi de ces projets lors de la réalisation des travaux. Tout au long de ces processus, elle agit à titre de conseillère pour soutenir les différentes directions, et ce, en respectant les lois et les règlements auxquels le Ministère est assujetti et les directives qu'il s’est données.

Lors des études d’opportunité, la DST apporte son aide pour étudier des solutions possibles pouvant être mises en place afin de répondre aux besoins particuliers du Ministère. De plus, elle permet d’établir des lignes directrices à suivre dans l’élaboration de la conception et peut bonifier les projets en fonction des expériences antérieures vécues dans le cadre d’autres projets. À l’étape de l’élaboration du dossier d’affaires, la Direction évalue les coûts de construction et les risques pouvant être encourus dans le cadre de la concrétisation du projet. Ainsi, elle permet de mieux planifier les interventions dans le cadre financier du Ministère tout en priorisant la sécurité des usagers de la route.

Durant la réalisation des plans et devis, la DST est appelée à soutenir les équipes internes ainsi que les mandataires externes dans l’objectif d’élaborer ou de vérifier les concepts qui sont proposés aux différents directeurs. Par cette supervision, elle assure l’intégralité technique et le respect des règlements dans la réalisation des projets du Ministère. Lors des travaux de construction, la DST apporte son appui dans la résolution de problématiques qui surviennent en chantier.

La DST est une banque de ressources spécialisées composées essentiellement d’experts qui oeuvrent à soutenir la réalisation des projets à travers la province.

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