Coordonnateur aux soumissions

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Description du travail:

La personne titulaire de ce poste est chargée de coordonner toutes les étapes nécessaires au processus d’appel d’offres en étant le point de communication centrale entre le client et les différents acteurs internes et externes au projet.

Elle s’assure que les soumissions respectent les exigences techniques, administratives, tout en garantissant le respect des délais, des travaux critiques et une gestion efficace des coûts indirects.

Tâches principales:

Sous la responsabilité du Directeur Bureau Soumissions, le titulaire du poste exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

Analyse des appels d'offres:

· Examiner les documents d'appel d'offres pour en comprendre les exigences techniques et administratives;

· En collaboration avec les équipes interne, identifier les enjeux, les risques et les opportunités associés à chaque projet;

· Toujours en collaboration, analyser les échéanciers proposés et en évaluer leur faisabilité.

Rédaction et assemblage des soumissions:

· Préparer la documentation requise (formulaires, plans, devis, échéanciers, annexes, etc.).

· Intégrer et analyser les coûts indirects (mobilisation, démobilisation, supervision, équipements temporaires, etc.) en collectant les informations techniques auprès des différents départements;

· Effectuer des demandes de prix auprès de fournisseurs et sous-traitants pour la réalisation de certaines phases du projet pour ainsi obtenir les meilleures propositions en termes de coûts et de délais;

· S’assurer que les documents respectent les exigences de l’appel d’offres et qu’ils sont présentés de manière professionnelle;

· Participer aux rencontres de clarification avec le client et modifier/ajuster la soumission lorsque nécessaire;

Planification et coordination:

· Animer les rencontres multi départements pour l’élaboration d’un plan de travail détaillé pour assurer le respect des délais et des travaux critiques;

· Établir des échéanciers internes pour coordonner les contributions des départements concernés;

· Effectuer un suivi rigoureux des échéances pour garantir la livraison des informations requises dans les temps;

· Surveiller l’évolution des coûts pendant le projet en ajustant les estimations en fonction des changements ou des imprévus (retards, augmentation de coûts)communiqués par les différents acteurs;

· Assurer une communication continue avec le chargé de projets pour informer de toute variation;

Autres:

· Réceptionner et classer les différents documents du projet;

· Transférer certains documents aux départements y étant associés;

· Participer à l’amélioration continue des processus d’estimation afin de minimiser les erreurs et les risques financiers dans les futurs projets;

· Effectuer toutes autres tâches connexes.