POSTE
Adjoint(e) administratif / administrative de soutien - temps plein 1 an avec possibilité de prolongation
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Directeur général
Nous sommes à la recherche d’une adjointe administrative de soutien pour contribuer au bon fonctionnement des services municipaux. Les besoins sont nombreux et diversifiés: remplacements de vacances, surcroîts de travail, remplacements de maladie, etc. Relevant de la direction générale, vous effectuerez diverses tâches de secrétariat et de comptabilité reliées au déroulement des activités courantes.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Saisir les factures fournisseurs dans PG MegaGest, organiser et faire le suivie des factures à payer;
- Générer les journaux de dépenses à approuver pour les séances du conseil municipal;
- Émission des chèques comptes payables, mise en enveloppe et à la poste;
- Traitement des demandes de remboursement de certificats de localisation, de frais de camp de jour et de remboursement de taxes;
- Gestion de la boîte courriel des comptes payables;
- Traiter les demandes et émettre les bons de commande de tous les départements, faire le suivi des bons de commande (subventions, contrats saisonniers);
- Aide à la gestion des chèques postdatés pour paiement de taxes et taxes complémentaires, enregistrement dans PG MegaGest, génération de reçus et des journaux de dépôt;
- Coordonner la gestion documentaire et la gestion des archives et assurer la tenue du système de classement;
- Effectuer les mises à jour des documents municipaux;
- Répondre à diverses demandes de renseignements;
- Effectuer du travail général de bureau comme du classement, des photocopies, de l’assemblage de documents, des réquisitions, etc.;
- Rédiger la correspondance courante, effectuer la révision linguistique, la mise en page et la présentation adéquate des notes, mémos et autres documents internes et externes qui lui sont soumis et assurer la composition ou la traduction anglaise de certains documents;
- Faire diverses analyses et générer divers documents demandés par les vérificateurs;
- Suivi des dossiers urgents des employés en vacances;
- Exécuter toutes autres tâches connexes, occasionnelles ou ponctuelles, assignées par la direction générale.
FORMATION / EXPÉRIENCE
- Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou l’équivalent reconnu par les autorités compétentes;
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation collégiale (AEC ou DEC) en bureautique;
- Posséder une expérience pertinente dans un domaine similaire. Une expérience dans le milieu municipal ainsi qu’une expérience en archivage représentent un atout.
COMPÉTENCE / EXPERTISE
- Très bonne maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit et une excellente capacité de rédaction;
- Sens développé dans la planification de ses priorités et dans l’organisation de son travail et de la documentation;
- Rigueur dans l’accomplissement de ses tâches, discrétion et confidentialité;
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook et Internet);
- Posséder une grande facilité de communication verbale et écrite;
- Avoir le sens de la confidentialité et de la discrétion;
- Être autonome, organisé et en mesure d’entretenir d’excellentes relations avec la clientèle.
RÉMUNÉRATION ET HEURES DE TRAVAIL
Pour ce poste, le taux horaire de l’échelle de rémunération se situe entre 27.08$ et 30.15$ selon l’expérience. Les conditions d’emploi sont celles comprises dans la convention collective. La semaine de travail est d’une durée de 35 heures.
Nous appliquons des principes d’accès à l’égalité. L’usage exclusif du genre féminin se veut essentiellement dans le but d’en faciliter la lecture.
Toute personne désirant soumettre sa candidature peut le faire à l’adresse courriel suivante : info@gslr.ca ou en personne au 88, rue des Érables, Grenville-sur-la-Rouge, Qc, J0V 1B0
