AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINSTATIF RESPONSABLE DE L’ACCUEIL

Le Séminaire de Québec offre à ses employés un milieu de vie professionnel dynamique, stimulant et enrichissant. Grâce à une culture organisationnelle inclusive et bienveillante, il entretient un fort sentiment d’appartenance.

Le Séminaire de Québec est à la recherche d’une personne pour pourvoir un poste d’agente ou agent de soutien administratif responsable de l’accueil.

Mandat

L’accueil et le soutien administratif sont essentiels au Séminaire de Québec. Sous la responsabilité du Supérieur général et de la Direction générale, la personne titulaire de ce poste assume un rôle de premier plan par l’accueil des visiteurs et apporte un soutien aux résidents et aux autres membres de l’organisation en exécutant des fonctions de secrétariat et diverses tâches administratives de complexité variable.

Elle travaille également en étroite collaboration avec plusieurs intervenants, dont les membres des Services des Ateliers, de l’Entretien ménager, de la Sécurité et de l’Administration, ainsi que les partenaires et locataires du Séminaire afin d’assurer le bon fonctionnement et la gestion efficace des opérations sur le site de la Cité du Séminaire. À l’aide de différents outils informatiques, elle assure un rôle de soutien important en effectuant un suivi rigoureux de divers dossiers.

Principales responsabilités

Soutien administratif :

• Assure la gestion de l’ensemble des documents et de l’information dont elle a la responsabilité ;
• Assure la gestion des différents calendriers de réservation des locaux ;
• Rédige, corrige, effectue la mise en page et envoie divers documents à l’aide d’outils informatiques ;
• Effectue la saisie, la mise à jour et la diffusion de divers formulaires et documents ;
• Participe à la coordination de divers dossiers qui lui sont délégués dans le cadre de ses fonctions ;
• Prépare les documents requis par certains membres de la Direction générale ;
• Apporte son soutien à la préparation d’événements ;
• Accomplis toutes autres tâches connexes à la demande de certains membres de la direction générale.

Accueil :

• Accueille toute personne qui se présente au Séminaire ;
• Réponds, selon sa compétence, aux diverses demandes adressées en personne, par téléphone ou par courriels ;
• Offre un soutien de premier niveau aux employés des divers services ainsi qu’aux prêtres et en assure le suivi ;
• Assiste les visiteurs durant leur passage ou leur séjour ;
• Réponds aux diverses demandes des partenaires et locataires qui opèrent sur le site de la Cité du Séminaire.