Mission :
Le ou la Chef(fe) d'Équipe des Opérations Administratives et des Services Offerts aux Partenaires est responsable de la supervision des opérations administratives et de la gestion des relations avec les partenaires, notamment les conseillers. Il/elle assure la qualité des services fournis, optimise les processus de travail administratif et veille à ce que l’équipe atteigne ses objectifs stratégiques.
L’équipe des opérations administratives est composée de 15 employés syndiqués évoluant sur trois sites de travail : Lebourgneuf (8), Lévis (3) et Trois-Rivières (3) évoluant dans 3 secteurs et les opérations sont segmentées et fonction de la réalité opérationnelle du centre financier : investissement transactionnel/opération, assurance transactionnel/opération et soutien administratif/réceptionniste.
Responsabilités :
Gestion d’Équipe :
- Leadership et supervision :
- Diriger, motiver et encadrer une équipe d'employés dans la réalisation des opérations administratives.
- Assurer une communication efficace au sein de l’équipe et avec les autres départements.
- Organiser des réunions régulières pour faire le point sur l’avancement des projets.
- Planification et Organisation :
- Développer des plans de travail clairs et définir des priorités pour l’équipe.
- Coordonner les ressources humaines et matérielles nécessaires à l’accomplissement des tâches. Prévoir les remplacements lors des vacances et des absences.
- Formation et Développement :
- Identifier les besoins en formation et organiser des sessions de développement pour l’équipe.
- Accompagner les membres dans leur développement professionnel et établir des objectifs individuels.
- Coordonner la formation en collaboration avec les différents intervenants dans un optique de formation continue ou lors de l’arrivée d’une nouvelle ressource.
- Gestion de la Performance :
- Évaluer régulièrement la performance des membres de l’équipe à travers des entretiens individuels et des évaluations annuelles (appréciation de la contribution).
- Fournir un feedback constructif et établir des plans d’amélioration lorsque nécessaire.
- Amélioration Continue :
- Analyser les processus de travail et proposer des améliorations pour optimiser l’efficacité et la qualité des services.
- Encourager l’équipe à partager des idées et des suggestions pour améliorer les pratiques de travail.
- Résolution de Problèmes :
- Gérer les conflits au sein de l’équipe et résoudre les problèmes opérationnels rapidement et efficacement.
- Être le point de contact pour les escalades et les situations complexes.
- Reporting et Suivi :
- Préparer des rapports réguliers sur les performances de l’équipe et présenter les résultats à la direction.
- Supervision des rapports de production interne et s’assurer de la justesse des données.
- Suivre l’évolution des projets et ajuster les plans d’action en conséquence.
Services aux Partenaires :
- Relation avec les Partenaires :
- Établir et maintenir des relations positives avec les partenaires, en répondant à leurs besoins et en assurant un service de qualité.
- Recueillir et analyser les retours d’expérience des partenaires pour améliorer les services.
- Soutien, accompagnement et conseils :
- Fournir des conseils et un soutien aux conseillers sur les procédures administratives et les outils disponibles pour mise sous contrat, rémunération et achat-vente de clientèle, etc.
- Participer à la création de documents et de guides destinés aux partenaires pour faciliter leur travail.
