Adjoint(e) administratif(ive) aux Service des travaux publics

Sommaire du poste :

En tant qu'adjointe administrative au Service des travaux publics, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif et opérationnel de notre équipe. Vous serez responsable de la gestion des communications, de la coordination des activités quotidiennes et de l'assistance aux projets en cours.

Responsabilités principales :

• Gestion administrative : Assurer la gestion des tâches administratives quotidiennes du département des travaux publics, y compris la rédaction de courriers, la gestion des appels téléphoniques et la tenue des dossiers.
• Coordination des projets : Assister le Directeur du Service dans la planification, la coordination et le suivi des projets de travaux publics, en veillant au respect des échéances et des budgets.
• Gestion des fournitures : Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et des équipements nécessaires au bon fonctionnement du département.
• Support aux équipes : Fournir un soutien administratif aux équipes de terrain, incluant la préparation des documents nécessaires et la coordination des réunions.
• Traitement des demandes : Répondre aux demandes des citoyens, des fournisseurs et des autres départements concernant les travaux publics, et assurer un suivi efficace.
• Rapports et documentation : Préparer et maintenir à jour les rapports, les bases de données et les documents relatifs aux activités du département.
• Gestion des contrats : Assister dans la préparation et le suivi des contrats avec les fournisseurs et les entrepreneurs.

Outillage :

• Logiciels bureautiques : Utiliser des logiciels tels que Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook) pour la gestion des tâches administratives, Canva et logiciels de bons de commande.
• Systèmes de gestion : Utiliser des systèmes de gestion de projets et de bases de données pour le suivi des activités, des requêtes et des projets.