Adjoint(e) administratif(ve)

Nous offrons une ambiance de travail dynamique, professionnelle, respectueuse et fort agréable. Notre taux de rétention du personnel s’explique par cette culture d’entreprise ainsi que par les conditions de travail que nous offrons soit, un milieu de travail stimulant, des horaires flexibles, un développement professionnel, une situation géographique dans une ville reconnue pour sa qualité de vie et nous faisons de la conciliation travail-famille une priorité.

Vous désirez contribuer à notre essor, faire partie d’une équipe où les défis seront intéressants et enrichissants, joindre une organisation où la qualité est au centre de nos préoccupations, alors nous désirons vous rencontrer!

Tâches et responsabilités

Réception & travail général de bureau: 10%

• Faire des photocopies;
• Relier des documents;
• Répondre aux appels téléphoniques;
• Diriger les appels aux différents départements;
• Réceptionner le courrier;
• Accueillir les clients et visiteurs;
• Maintenir à jour le bottin des employés et des clients.

Faire le suivi des rapports de chantier et des feuilles de temps : 50%

• Retranscrire les informations pertinentes dans une base de données;
• Assurer le suivi des feuilles de temps des employés;
• Compiler divers tableaux;

Soutenir le travail des chargés de projet : 20%

• Préparer les ouvertures des dossiers techniques;
• Rédiger et corriger des lettres;
• Préparer des offres de services;
• Rédiger et corriger les correspondances courantes;
• Fournir aux chargés de projets une mise à jour des dossiers nécessitant une attention particulière.
• Assurer un inventaire suffisant des fournitures de bureau.

Effectuer la facturation mensuelle (type de facturation par projet) : 20%

• Sortir le projet de facturation du système comptable ;
• Préparer le détail de la facturation ;
• Faire approuver la facture par le chargé de projet ;
• Faire les corrections au besoin ;
• Transmettre la facture au client.