Adjoint administratif

Le Syndicat de copropriété Les Dauphins-sur-le-Parc recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) et comptable.

L’expérience dans une copropriété est un atout assuré pour rejoindre le 2e plus grand syndicat de copropriété du Québec.

Nous recherchons une personne aux solides compétences en service clientèle, travail général de bureau et tenue de livres. En plus de faire preuve d’autonomie, d’excellentes qualités interpersonnelles, de discrétion, plusieurs années d’expérience en administration, la personne doit être à l’aise de travailler avec des gens de tous les échelons (employés et direction) ainsi qu’avec des clients très variés et exigeants ainsi que des fournisseurs.

Assurer le soutien administratif et le service à la clientèle du syndicat:

• Service à la clientèle: accueillir les résidents / copropriétaires pour répondre aux demandes d’informations, des consignes et règlements de la copropriété; aussi pour les divers services offerts avec la production de contrats à faire signer, l’émission de factures ou de reçus;
• Gérer la réception et le transfert du courrier, courriels et appels téléphoniques;
• Gérer les horaires de réservations d’ascenseur ainsi que les contrats pour les sorties et entrées de biens meubles ou des matériaux ou détritus de construction;
• Gérer la mise à jour et la collecte de divers documents de registres : contrats d’assurances des copropriétaires et des locataires, des baux, des clés programmées, du système de l’intercom, des inspections périodiques, de diverses informations pour les dossiers des copropriétaires, etc;
• Transmettre la correspondance appropriée aux copropriétaires et occupants;
• Effectuer le classement des documents et réaliser diverses tâches administratives afin d’appuyer la direction générale dans une copropriété de 417 unités.

Assurer la tenue des données financières du syndicat:

• Facturation aux clients, dépôts et collecte des comptes à recevoir;
• Facturation des fournisseurs et production des paiements (comptes à payer);
• Conciliations bancaires de tous les comptes et gestion des liquidités;
• Calcul des heures travaillées du personnel, préparer la paie et remise aux employés;
• Produire mensuellement les états de résultats et le bilan de chaque fonds du Syndicat (3 fonds) et au préalable, faire les analyses comptables et corrections, si nécessaire;
• Préparation annuelle des rapports de paie, du dossier de vérification interne répondant aux exigences du vérificateur externe (entre janvier à avril);
• Production de divers rapports corporatifs et du formulaire personnalisé pour le crédit d’impôt octroyé pour maintien à domicile des personnes âgées (TZ-1029).

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