Adjoint(e) administratif(ve)

Le rôle de l’adjoint(e) administratif(tive) sera le phare d’un organisme, premier contact entre les donateurs et le reste de l’équipe. Son sens de l’organisation sera un pilier pour son équipe et requiert un éventail de tâches large au niveau bureaucratique tout comme humain. Le ou la candidat(e) idéal(e) naviguera avec aisance les appels téléphoniques, courriels généraux, envois de reçus et autres tâches connexes. Travaillant de concert avec son équipe, il ou elle sera également un excellent support comptable et administratif, tout en ne se départageant jamais de son excellent entre-gens et de son éthique rigide. Nous ne recherchons pas qu’un ou une adjoint(e) administratif(tive), mais aussi quelqu’un qui désire sincèrement aider autrui.

La liste des tâches principales du poste peut se lire ci-dessous :

• Reçoit et gère les appels généraux, les visiteurs, le courrier postal et la boîte courriel générale et assure suivis/réponses ;
• Gère le bureau, le fonctionnement et l’approvisionnement du bureau/locaux et des systèmes ainsi que les équipements informatiques ;
• Supporte l’organisation des rencontres internes et externes et événements spéciaux ;
• Effectue des tâches relatives au soutien à la comptabilité et effectue des dépôts en banque ;
• Procède à de l’entrée de données et contribue à la gestion de la base de données sous Prodon ;
• Fournit un appui à la gestion des dons en biens et services : de la sollicitation, à la réception, comptabilisation, suivis, remerciements et reconnaissance ;
• Apporte du soutien aux équipes lors des campagnes de collecte de fonds auprès du grand public et des événements-bénéfice ;
• Contribue activement à faire circuler de l’information interne via courriel et/ou la plateforme Teams ;
• Offre du soutien à la production et à l’actualisation de nombreux documents courants ;
• Assure l’archivage des documents papier et informatique ;
• Toutes autres tâches relatives à la culture de l’organisation.

Le ou la candidat(e) idéal(e) peut travailler sous pression et communique avec aisance, bienveillance et dynamisme.