Description sommaire :
Le titulaire du poste est responsable d'une grande variété de responsabilités administratives pour soutenir le vice-président dans ses affaires quotidiennes.
Le rôle
- Fournit quotidiennement un soutien administratif avancé et confidentiel aux dirigeants.
- Maintenir un calendrier chargé et en constante évolution avec une communication et des suivis constants.
- Planifie et coordonne les réunions et les conférences téléphoniques.
- Gère les communications électroniques et téléphoniques entrantes et sortantes ; assure un flux d’informations en temps opportun vers et depuis les dirigeants.
- Organise les préparatifs de voyage locaux et internationaux, y compris, mais sans s'y limiter, les plans, itinéraires et horaires détaillés.
- Gère les relations internes et externes; agir à la fois comme ambassadeur et comme gardien selon la situation.
- Assure le suivi des dossiers assignés et/ou mandats.
- Gère le budget exécutif, la création des fournisseurs, les régularisations et le processus d'approbation de la facturation. Gère les notes de frais des dirigeants.
- Révise les documents et les présentations.
- Collabore à toute demande pertinente ponctuelle qui peut survenir.
L'exigence
- Plus de 5 ans d'expérience en tant qu'adjoint administratif ou exécutif ; une expérience en soutien à un cadre est un atout certain
- Organisé avec de solides compétences en matière de suivi et de gestion des priorités
- Débrouillard avec une forte capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Responsable, flexible, discret (capable de gérer des questions confidentielles et sensibles)
- Capacité à travailler avec des priorités en constante évolution
- Flexibilité dans les horaires de travail.
- Adaptabilité, maturité et ouverture d'esprit
- Autonome, doté d'initiative et de bon jugement; capacité de travailler avec peu ou pas de supervision
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
- Maîtrise du français et de l'anglais.
- Maîtrise de l'utilisation de la suite Microsoft
Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, cependant seules les personnes sélectionnées pour les entretiens seront contactées.