Réceptionniste

Description sommaire du poste

Chargé des communications générées par l’entrée des courriels et du téléphone ainsi que l'accueil.
Recevoir et acheminer les appels et les courriels provenant de l'extérieur, prendre des messages avec exactitude et fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme; transférer les courriels aux personnes concernées.
Accueillir les visiteurs de la concession, se renseigner sur le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée.

Les tâches principales sont énumérées ci-dessous, mais le titulaire peut être affecté à d'autres fonctions.Tâches reliées au téléphone

• Opérer un système téléphonique à plusieurs lignes et transférer les appels reçus aux personnes concernées.
• Répondre à tous les appels téléphoniques et aux courriels provenant de l'extérieur avec rapidité, courtoisie et professionnalisme, les transférer rapidement à la personne ou au service concerné.
• Minimiser le temps où les clients sont en attente et leur demander à plusieurs reprises s'ils veulent le demeurer.
• Prendre des messages détaillés lorsque l'appel ne peut pas être acheminé, y compris le nom de la personne qui a placé l'appel, son numéro de téléphone, l'heure de l'appel et l'information demandée; acheminer ces informations à la personne concernée dans les plus brefs délais.
• Filtrer les appels téléphoniques provenant de l'extérieur à la demande des directeurs.
• Aviser le responsable du service téléphonique de tout problème concernant le système.
• Mettre à jour et communiquer le répertoire téléphonique des employés de l'entreprise, au besoin.

Tâches reliées à l'accueil des clients

• Accueillir les clients dans la salle d'exposition et se renseigner sur le but de leur visite.
• Diriger les clients vers le service approprié, prévenir l'employé concerné qu'un client l'attend et présenter les clients aux conseillers en vente.
• Accueillir et servir les clients du service de l'après-vente après la fermeture de ce service.
• Communiquer avec les interlocuteurs et les visiteurs de manière professionnelle, affable et efficace.

Autres tâches

• Acquérir des connaissances de base sur l'entreprise en vue de pouvoir répondre aux interlocuteurs qui demandent de l'information générale.
• Obtenir des renseignements démographiques de base sur chaque client en utilisant un fichier d'attente, un système informatique, une feuille de contrôle ou toute autre méthode établie par la concession.
• Inscrire les informations de pistage des clients dans une base de données et préparer des rapports hebdomadaires sur les clients potentiels à l'intention des directeurs.
• Connaitre l'adresse du site Internet d'entreprise ainsi que les adresse de courriels des employés.
• Maitriser les logiciels requis pour ses fonctions, saisir des données pour la mise à jour de certains dossiers informatisés et classer ou photocopier des documents.
• S'assurer d'obtenir les signatures des utilisateurs des clefs des véhicules en inventaire et/ou des plaques d'immatriculation X.
• Ouvrir le courrier et l'acheminer aux personnes concernées.
• Émettre des reçus pour la clientèle lors du dépôt ou de la livraison du véhicule.
• Exécuter des tâches de bureau sur demande.
• Se présenter de manière professionnelle et maintenir un poste de travail ordonné.

Exécuter d'autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction.