Réceptionniste

Sommaire des responsabilités :

Les réceptionnistes accueillent les personnes qui se présentent dans les bureaux et dirigent les visiteurs vers la personne ou le service approprié, répondent au téléphone et acheminent les appels téléphoniques, prennent les messages, fixent les rendez-vous et exécutent d'autres tâches de bureau.

Responsabilités principales d'un(e) réceptionniste :

• Ouverture des portes (Si pas fait à notre arrivée) et fermeture avant notre départ
• Accueil des visiteurs et signature au registre des visites
• Gestion des appels et des courriels
• Prise des messages de la boîte vocale
• Acheminement du courrier extérieur et au chauffeur dans leur casier
• Numérisation, impression, photocopie et classement des documents
• Envoie document par télécopieur (au besoin)
• Vérification mensuelle des trousses de premiers soins
• Création d’affiche pour les anniversaires ou autres
• Envoi colis Purolator
• Mise à jour des horaires des chauffeurs pour dispatch
• Créer nouveau employé dans Unicom
• Créer dossier physique des nouveaux employés et fermeture lors du départ
• Ramasser clef, puces et cartes de fuel afin de les remettre à la bonne personne lors d’un départ d’un employé
• Faire des pochettes chauffeurs et les mettre à jour
• Mettre à jour les cartes de fuel des chauffeurs
• Faire le suivi des échéances (formations, permis, passeport, dossier de conduite et plumitif) et tableaux Excel.
• Vérifier les babillards qu’ils soient en ordre et lisible
• Contrôle des échéances pour les documents des chauffeurs
• Commande de papeterie
• Demande côte de sécurité et des cartes d’accès pour poste Canada
• Créer des fichiers Word et Excel
• Tenir à jour le cartable de registre des pertes
• Assister aux réunions du Comité SST, rédiger l’ordre du jour et le procès-verbal des réunions
• Tout autre tâche connexe.