Description
Joignez-vous à une équipe dynamique et engagée à la Faculté d'éducation de l'Université de Sherbrooke, où votre expertise en gestion de projets, coordination et rédaction contribuera directement à la réalisation de notre mission académique et au succès de nos initiatives stratégiques. Si vous êtes une personne passionnée par l'organisation et le soutien aux projets de grande envergure, cette opportunité est pour vous!
Sous la direction du secrétaire de faculté et vice-doyen à la vie étudiante et de la directrice administrative, communication et ressources humaines de la Faculté, la coordonnatrice ou le coordonnateur assure l'organisation des activités liées au mandat du bureau du secrétaire de faculté notamment en matière d’organisation du travail, des communications internes et externes, de la gestion de projets, d'analyse, de recherche et de rédaction liées à la réalisation de la mission de la Faculté.
Responsabilités générales
1. Assister le secrétaire de faculté et vice-doyen à la vie étudiante en coordonnant les opérations liées aux fonctions de secrétaire de Faculté.
2. Planifier, organiser et coordonner des activités et divers projets et en assurer le bon fonctionnement.
3. Assister le secrétaire de faculté dans ses actions de conseils, de formation, de communication, d'application de développement règlementaire relatifs aux affaires de la Faculté.
4. Participer à la rédaction des communications, documents et textes en lien avec les fonctions et les objectifs stratégiques.
5. Planifier, organiser et coordonner les activités prévues concernant divers projets du bureau du secrétaire de faculté et en assurer le bon fonctionnement.
6. Établir, développer et maintenir les collaborations au sein du bureau du secrétaire de faculté et vice-doyen à la vie étudiante ainsi qu’avec les départements, secteurs et autres directions de la Faculté.
Responsabilités spécifiques
1. Coordonner, assurer le suivi et le maintien des services du bureau du secrétaire de Faculté, selon les besoins, la vision et les orientations stratégiques adoptées, et ce, en collaboration avec les acteurs en place et les autres membres de l’équipe.
2. Contribuer au développement des mécanismes de communications internes et d’amélioration de la gestion du dossier étudiant et de la réussite étudiante à la Faculté.
3. Collaborer à l'élaboration ou à la mise à jour des politiques, règlements et procédures internes et, après leur adoption par la Faculté, veiller à leur application.
4. Fournir une assistance aux personnes étudiantes et aux équipes concernées lors des procédures d’appels ou de résolutions de litiges.
5. Participer à la préparation de diverses réunions en lien avec ses mandats en exerçant ou coordonnant les opérations nécessaires tels qu’établir les ordres du jour, convoquer les réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer les suivis appropriés
6. Agir comme personne-ressource auprès des différents collaborateurs et collaboratrices en travaillant en collégialité afin de réaliser les activités planifiées.
7. Gérer, analyser et proposer des recommandations concernant les budgets du bureau du secrétaire de faculté et vice-décanat à la vie étudiante.
8. Représenter le vice-doyen et secrétaire de faculté auprès des organisations ou des partenaires en accord avec les standards établis.
9. Préparer les dossiers qui relèvent de sa responsabilité et les soumettre aux instances appropriées, rédiger et produire des documents et des rapports relatifs aux opérations du bureau du secrétaire de la Faculté.
10. Colliger et valider les informations nécessaires au bon fonctionnement du bureau du secrétaire de faculté selon les demandes qui lui sont faites.
11. Soutenir les programmes de la faculté sur les plans administratifs et académiques par un rôle conseil et l’amélioration des processus de travail.
12. Résoudre les problèmes de fonctionnement, de déroulement, d'opérations, de priorisation d'activités et collaborer au traitement des demandes et des plaintes transmises au bureau du secrétaire de faculté.
13. Établir et maintenir les relations nécessaires à l'exercice de ses fonctions avec les différentes unités, associations et comités facultaires et universitaires.
14. Participer à l'organisation des activités de rayonnement de la Faculté.
15. Apporter son soutien aux actions liées à la vie étudiante et accomplir toute autre tâche que peut lui confier le vice-doyen et secrétaire de faculté.
À titre d'information
L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.
Réception des candidatures
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».
La date limite pour postuler est le 13 décembre 2024 à 17 h.
Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.
