Agent ou agente de bureau

Du 21-01-2025 au 23-01-2025

Faculté des sciences sociales
Centre multifacultaire d'examens (CME)
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité : D.E.P. dans une discipline appropriée
Expérience :
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels: Banner, DESA, MRL

Le Centre multifacultaire d’examens (CME) est un nouveau Centre de services partagés dont la mission première est la planification et l’organisation des activités permettant la dispensation des examens pour les personnes étudiantes avec mesure (s) d’accommodement. Il s’inscrit dans la volonté de cinq facultés (la Faculté de droit (FD), de lettres et sciences humaines (FLSH), de sciences sociales (FSS), de philosophie (FP), de théologie et sciences religieuses (FTSR)) de mutualiser les ressources humaines, financières, physiques et matérielles nécessaires à la réalisation de cette mission.
Sous la supervision de la coordonnatrice d’activités du CME et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne sélectionnée aura comme principales tâches :

• Planifier les examens en utilisant le système informatique du CME et en allouant les ressources nécessaires (locaux, personnel de surveillance, postes informatiques ou ordinateurs portables) selon le nombre de personnes étudiantes avec mesures d’accommodement scolaires. Résoudre les conflits d’horaire s’il y a lieu.
• Effectuer la vigie des accès requis lors des examens en respect des mesures d’accommodement scolaires déterminées par le Centre d’aide aux étudiants ;
• Réceptionner les copies électroniques d’examen auprès des départements et écoles concernés, imprimer les copies ou les mettre sur une clé USB, etc.
• Préparer les enveloppes pour le personnel surveillant ainsi que les ordinateurs portables servant aux examens dans les locaux hors du Centre ;
• Compiler et transmettre les données relatives aux surveillances aux fins de remboursement par le Centre d’aide aux étudiants et pour la conciliation et la déclaration des heures de travail de surveillance effectuées;
• Créer des contrats de surveillance et participer au processus d’embauche et d’affectation du personnel surveillant, et expliquer les consignes de surveillance lorsque requis ;
• ¿Etc.

¿Le travail est majoritairement effectué en présentiel. À noter qu’une présence en dehors des heures habituelles de travail, notamment de soir et durant la fin de semaine, peut être requise lors des périodes de forte affluence. Les dispositions de la convention collective pour la rémunération des heures travaillées dans ce contexte s’appliquent.

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Pier Couture à l'adresse suivante: marie-pier.couture@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.