Agent ou agente de gestion des études

Du 09-10-2024 au 17-10-2024

Faculté de médecine
Vice-décanat aux études
Pavillon Ferdinand-Vandry

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.

Attributions caractéristiques

1. Voit à l'organisation, la coordination et à la réalisation de l'ensemble des activités administratives propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
2. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur.
3. Répond aux demandes d'information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels.
4. Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité.
5. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
6. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'il ou qu'elle assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
7. Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi.
8. Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l'information sur le programme et ses activités.
9. Veille au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'Université en liaison avec la gestion des études.
10. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.

Scolarité : D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 6 mois en gestion des études)
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

La personne qui occupe cette fonction assume un ensemble de fonctions qui visent à assurer le cheminement des dossiers des étudiants et à répondre aux demandes d’information. Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études aux trois cycles au nouveau Vice-décanat aux études (VDE) de la Faculté de médecine, soit les programmes de baccalauréat, de certificat, de microprogramme, de DESS, de maîtrise et de doctorat liés au domaine des sciences de la santé, tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus. L'agent ou l'agente à la gestion des études agit en étroite collaboration avec les conseillers et conseillères en gestion des études et travaille sous la supervision de la directrice à la gestion des études.

Tâches principales :

• Assure les personnalisations au dossier de l’étudiant et la gestion des équivalences;
• Assure le suivi du processus de l’admission;
• Supporte la préparation et la gestion des examens;
• Supporte la coordination du dossier des étudiants en accommodement;
• Accueille et redirige, au besoin, des visiteurs du vice-décanat, répond aux demandes d'information et donne des renseignements relatifs aux règlements des études;
• Prépare différents documents pour les soutenances de thèse, réserve les salles et effectue les confirmations nécessaires;
• Prépare, organise et fait le suivi de stages, d’échanges d’étudiants ou d’autres programmes spéciaux;
• Assiste aux réunions des comités de programmes concernés et aide dans la rédaction des comptes-rendus;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.