Agent ou agente de secrétariat

Du 17-09-2024 au 29-09-2024

Faculté des sciences et de génie
Département de génie électrique et génie informatique
Pavillon Adrien-Pouliot
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent (dont 1 année en gestion budgétaire)
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Suite Office

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés : Peoplesoft finance et RH, Explo, Banner, Capsule, SDP (affichages des contrats étudiants), PSK (chargés de cours), Typo 3, MRL, intranet du département.

Relevant de la direction du Département de génie électrique et génie informatique, la personne titulaire de ce poste aura à assister la direction du département dans la réalisation d’opérations administratives du département, de l’Institut ainsi que pour les différents projets de recherche. Elle aura à travailler en étroite collaboration avec le directeur du département et le coordonnateur à l’administration, mais aussi avec le personnel du Département et les membres de la Faculté des sciences et de génie. Elle pourra également être appelée à travailler auprès d’autres unités de la faculté des sciences et de génie.

Tâches et responsabilités :

• Saisir, vérifier en fonction des règles et s’assurer des suivis appropriés des transactions suivantes dans PeopleSoft financier : demandes d’achat, demandes de service interne, factures internes et externes, rapports de dépenses, demandes de paiement, écritures de journal ;
• Saisir, vérifier en fonction des règles et s’assurer des suivis appropriés des transactions suivantes dans PeopleSoft RH : saisie des contrats d’auxiliaires d’enseignement et de recherche, d’auxiliaires administratifs et professionnels de recherche et virements de salaire (RRS) ;
• Répondre aux différentes interrogations de l’ensemble du personnel et des étudiants pour les remboursements, salaires, bourses et autres ;
• S’assurer du bon déroulement de la période d’examens : impression, contact avec les étudiants surveillants, communications et suivis particuliers avec les étudiants qui ont des mesures d’accommodements, logistique et réservation de locaux ;
• Compléter les formulaires de bourses VREDIRH-74, et les formulaires de demandes de paiement pour travailleurs autonomes VREDIRH-75;
• Faire le suivi de projets, extraire les données et rapports à produire dans Excel à partir d’EXPLO ;
• Émettre des cartes de crédit virtuelles (Système bancaire BMO) et en faire le suivi ;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.