Agent ou agente de secrétariat

Du 29-11-2024 au 16-12-2024

Faculté des sciences de l'éducation
Département d'études sur l'enseignement et l'apprentissage
Pavillon Jeanne-Lapointe
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion budgétaire)
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Powerpoint, Explo, Peoplesoft finances et RH

Le rôle principal consiste à apporter un soutien aux processus relatifs à la gestion financière du département d’une part et à assumer des tâches de secrétariat au Département d’études sur l’enseignement et l’apprentissage. Cette personne assure la première ligne dans les relations avec la clientèle, avec le personnel enseignant du département. Relevant de la direction exécutive et en collaboration directe avec la direction du département, elle travaille avec toute l’équipe administrative du département et de la faculté.

• Tient à jour l’agenda de la directrice ou du directeur; convoque les réunions au nom de la direction; rédige les procès-verbaux; soutient la direction du département dans les suivis à effectuer;
• Participe au processus de planification du projet de charge des professeurs; veille au respect des échéances des processus d’évaluation des professeurs; appuie la direction dans le processus d’embauche des nouveaux professeurs; produit un rapport sur les coûts de l’enseignement par session et rassemble les informations nécessaires à la production du rapport annuel du département;
• Soutient la direction dans la gestion du bassin de compétences, gère l’établissement de la liste de disponibilité ainsi que l’affichage des cours offerts; assure le suivi de contrats du personnel enseignant;
• Prépare et aide au suivi de l’opération d’évaluation des cours (EVE);
• Participe au processus de mise à l’horaire des différents programmes du département: saisie de l’horaire, assignation des cours, attribution des places, réservation de locaux;
• Assume le soutien de première ligne auprès des membres du personnel rattaché au département, et pour ce faire, assure le suivi des dossiers liés au secrétariat;
• Vérifie la présence et la validité des pièces justificatives et complète les formulaires administratifs pour toutes les demandes du département;
• Procède à la saisie et/ou la vérification des contrats d’embauche des auxiliaires et professionnels de recherche, des stagiaires postdoctoraux, de personne-ressources et de chargés de cours;
• Assume la gestion des opérations liées aux demandes d’accommodements scolaires. Produit un rapport d’activités en fin d’année financière;
• En collaboration avec le supérieur immédiat, assure la logistique de la gestion des locaux;
• Voit au respect des règles financières, des normes, procédures et convention en vigueur. Informe ses supérieurs de problématiques particulières.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.