Agent ou agente de secrétariat

Du 19-08-2024 au 26-08-2024

Faculté des lettres et des sciences humaines
Bureau de la recherche
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion budgétaire)
Autres : Logiciel: Excel

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Sous la supervision de la Coordonnatrice à l’administration - Recherche, la personne titulaire du poste assure la réalisation des activités comptables, d’information et de suivi des différents projets de recherche relevant du Bureau de la recherche (BdR) de la FLSH.

Plus spécifiquement, le rôle principal de la personne titulaire du poste d’agente ou agent de secrétariat consiste à effectuer les tâches relatives à un ensemble de processus administratifs afin d'assurer la bonne marche des activités de recherche des unités et centres de recherche de la Faculté des lettres et des sciences humaines : réaliser des transactions financières, saisir et vérifier des formulaires, préparer des contrats, assurer un suivi financier et comptable, donner des informations aux chercheurs, saisir des demandes de bourses, collaborer à la production d’un rapport annuel, etc.

Les principales tâches:

• Réalise des transactions financières selon les règles en vigueur de l’institution et des organismes subventionnaires;
• Saisit des contrats (plus de 300 annuellement) pour l’embauche d’auxiliaires de recherche, de professionnels de recherche, de stagiaires postdoctoraux, de stagiaires de formation ou de recherche, de conférenciers et de personnes ressources en conformité avec les différentes conventions collectives : vérifie la disponibilité des budgets, vérifie l’admissibilité du contractant, s’assure d’avoir toutes les données nécessaires (coordonnées, permis d’études ou de travail, NAS, etc.); Effectue les suivis nécessaires auprès des chercheurs et des différentes instances. Se maintient informée des modifications dans les clauses pertinentes des diverses conventions collective, etc.;
• ¿Saisit des demandes de bourses octroyées par les divers chercheurs (environ 100 annuellement): vérifie la disponibilité des budgets, vérifie l’admissibilité du boursier, s’assure d’avoir toutes les données nécessaires pour la saisie. Effectue les suivis nécessaires auprès des étudiants, des chercheurs et des différentes instances.
• Apporte une assistance aux chercheurs et leur donne de l’information sur les procédures, les règles administratives et les dépenses admissibles en lien avec leurs fonds de recherche
• Procède, mensuellement, à la saisie d’un relevé des soldes des projets de recherche selon le calendrier de fermeture des périodes émis par le Service des finances. Vérifie les soldes et informe la Coordonnatrice à l’administration - Recherche de toute anomalie.
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.