Agent ou agente de secrétariat

Du 11-11-2024 au 18-11-2024

Faculté d'aménagement, d'architecture, d'art et de design
Édifice de la Fabrique
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook, Powerpoint

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finance et RH, Explo, Capsule, MRL, Canva, Visio.

La Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design (FAAAD) est composée de quatre écoles réparties sur différents lieux physiques soit l’Édifice du Boulevard, l’Édifice de la Fabrique, l’Édifice du Vieux-Séminaire et le Campus de l’université Laval. Cette personne sera physiquement dans l’Édifice de la Fabrique à proximité de l’École de design et de l’École d’art

Relevant de la coordonnatrice à l’administration, la personne titulaire de ce poste soutient la direction de la Faculté ainsi que les toutes les écoles et unités s’y rattachant et ce en réalisant les tâches administratives afin d’assure la qualité et la continuité des services. Elle s’ajoute à l’équipe des agentes et agents de secrétariat en soutien aux écoles et à la direction et avec lesquelles elle aura à travailler en collaboration.

Tâches et responsabilités principales:

• Collabore à la préparation des charges de travail des personnes enseignantes. Prépare et assure le suivi de l’ensemble des opérations dans PSK, incluant l’attribution, l’engagement des chargés de cours et la production des listes;
• Saisit les contrats d’embauche du personnel enseignant et étudiant et le personnel administratif et ce en respect avec les règles des conventions collectives. Apporte un soutien au processus d’accueil du personnel;
• Effectue la saisie et la vérification de divers formulaires financiers (demandes d’achat, rapports de dépenses, demandes de paiement, factures internes, externes, avances de voyage, etc.);
• Supporte la direction dans la gestion administrative des bourses philanthropiques et facultaires : effectuer les suivis, paiements, attributions, conciliations etc. Tient à jour la comptabilité de diverses enveloppes et projets de la direction et développe des outils pour en assurer le suivi rigoureux. Procède aux vérifications et aux conciliations requises;
• Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes;
• Révise, met en page et corrige divers documents, procède à l'archivage;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.