Directrice ou directeur administratif

Du 03-06-2024 au 24-06-2024

Faculté de médecine
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Elle a récemment été classée par Forbes au 1er rang des meilleurs employeurs de la région de Québec. Elle occupe aussi le 18e rang des meilleurs employeurs au Canada, toutes industries confondues. L’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

La Faculté de médecine est en plein cœur d’une transformation organisationnelle au niveau de sa structure administrative. Cette transformation a pour but de lui permettre d’être davantage agile et ainsi améliorer les résultats grâce à l’optimisation de l’utilisation des ressources et permettre une meilleure gestion de la charge de travail pour chaque employé.

Dans le but de faire un premier pas vers cette transformation organisationnelle, la Faculté de médecine est à la recherche de sa directrice ou de son directeur administratif.

Dans cette structure en devenir, une nouvelle équipe de direction sera mise en place afin de prendre en charge les cinq processus transversaux, soit les ressources humaines, les finances, la carrière professorale, la gestion de la formation et de la recherche ainsi que la gestion de projet. Chaque processus sera dirigé par un directeur qui aura sous sa responsabilité une équipe de coordination. Quotidiennement, les équipes collaboreront entre elles, ce qui permettra un arrimage en continu.

L’objectif poursuivi par le positionnement de ce nouveau rôle est de libérer la directrice exécutive de la responsabilité opérationnelle des processus de gestion financière et ressources humaines, qui sont actuellement très exigeants en temps, afin de lui permettre d’être plus présente dans son rôle stratégique au niveau de sa nouvelle équipe de cadres et en soutien à la direction de la Faculté et dans un même temps libérer les cadres académiques de responsabilités administratives liées à ces deux processus.

Sous l’autorité de la directrice exécutive de la Faculté de médecine, la directrice ou le directeur planifie, encadre et contrôle les opérations des services administratifs relatifs au processus de gestion financière (budget de 86M$) et au processus de gestion des ressources humaines (250 employés administratifs) des 27 unités et directions de la Faculté de médecine, le tout en conformité avec les directives et objectifs déterminés par la direction. Il ou elle met de l’avant son expertise financière dans le but de conseiller la direction exécutive et arrime l’ensemble des activités dont elle ou il est responsable pour assurer une performance organisationnelle. Elle ou il collabore quotidiennement avec les directeurs des autres secteurs de la Faculté afin d’arrimer ces processus avec la mission, la vision, les valeurs et les orientations de la Faculté.

La ou le titulaire est également appelée ou appelé à jouer un rôle d’adjoint auprès de la direction exécutive en la soutenant dans la gestion des processus transversaux, en contribuant à la culture d’amélioration continue ainsi qu’en exerçant une gestion du changement générée par la transformation organisationnelle. Elle ou il joue, par le fait même, un rôle de premier plan dans le développement organisationnel de la Faculté de médecine et travaille, en ce sens, en étroite collaboration avec la direction exécutive de la Faculté.

Plus spécifiquement, la personne sélectionnée devra :

• Assurer une saine gestion des activités touchant le processus de la gestion des finances et le processus de gestion des ressources humaines de la Faculté de médecine;
• Planifier et superviser le processus budgétaire et les redditions de compte de l’ensemble de la faculté. S’assurer que tous les mécanismes nécessaires à une bonne gestion sont en place, procède à des projections et les défend auprès des instances concernées en collaboration avec la direction exécutive;
• Apporter un soutien significatif à la directrice exécutive quant à la transformation organisationnelle de la Faculté de médecine;
• Contribuer à l’élaboration de la vision et de la mise en place de la structure organisationnelle de la Faculté en étroite collaboration avec la direction exécutive;
• Développer et mettre en place des mesures et des ressources appropriées pour s’assurer d’une offre de service adéquate des activités et processus sous sa gouverne;
• Assurer un rôle-conseil auprès des gestionnaires facultaires et de la direction facultaire en lien avec l’application des processus sous sa responsabilité et de leur optimisation;
• Administrer les ressources matérielles et le budget d’investissement de la Faculté en adéquation et en collaboration avec la direction exécutive;
• Gérer le personnel de son secteur dans leurs différentes tâches et responsabilités;
• Contribuer à la planification et à l’affectation des ressources humaines de la Faculté;
• Structurer les services administratifs soutenant les processus sous sa gouverne afin de s'assurer de leur efficacité et de leur performance;
• Assurer le respect des règles et des principes directeurs définis à l’Université et à la Faculté de médecine dans le cadre de la réalisation des activités de son secteur;
• Mettre en place des équipes de travail efficaces et mesurer l’amélioration de leur performance sur la base d’indicateurs de gestion harmonisés rapportés régulièrement à la direction;
• Représenter la Faculté de médecine dans des activités pertinentes en délégation de la directrice exécutive;
• Participer à titre d’expert à différents groupes ou comités de travail à l’Université;
• Encadrer les analyses financières de tous les projets de développement facultaires et siéger sur les comités de travail des projets importants;
• Conseiller le vice-doyen à la recherche ainsi que les chercheures et chercheurs en matière de gestion financière pour leurs Fonds et Chaires de recherche;
• Gérer l’enveloppe facultaire FCI et le fonds de soutien pour les nouveaux chercheures et chercheurs;
• Conseiller les différents professionnelles et professionnels en gestion administrative sur les façons de faire, les priorités et les échéanciers en gestion financière facultaire.

• Vous contribuez de façon directe à l’établissement et à la mise en œuvre des plans stratégiques de l’institution en fournissant une vision intégrée de sa direction;
• Vous gérez et développez des équipes de travail cohésives, équilibrées et orientées vers l’atteinte des objectifs;
• Vous gérez un mode de fonctionnement et la prestation de service dont vous aurez la responsabilité afin d’atteindre les objectifs, par une utilisation optimale des ressources disponibles et dans une perspective d’amélioration continue;
• Vous avez la capacité de recueillir l’information, et développez une fine compréhension du contexte de l’intervention afin de proposer des solutions adaptées aux besoins du client en cohérence avec les bonnes pratiques de son champ d’expertise;
• Vous êtes en mesure de prendre des décisions pertinentes au moment opportun, d’agir et d’en assumer les risques;
• Vous savez initier, planifier et réaliser efficacement les changements dans l’institution;
• Vous entreprenez des démarches, et, si nécessaire, vous prenez des risques calculés afin de faire face à un problème, améliorez une situation ou saisissez les occasions qui se présentent;
• Vous (travaillez) de façon positive et harmonieuse avec les membres d’une équipe afin d’atteindre des objectifs communs.

• Un diplôme universitaire de premier cycle en administration ou dans un domaine approprié;
• Cinq (5) ans d’expérience en gestion d’équipe de travail;
• Doit détenir une expertise comptable et financière avancée.

Seront considérés comme des atouts :

• Un diplôme universitaire de 2e cycle en administration des affaires (MBA);
• Expérience au niveau d’une réorganisation structurelle et de la gestion du changement;
• Connaissance du modèle matriciel au niveau de la gestion;
• Expérience au niveau du développement des compétences d’une équipe.
  

Échelle salariale
Il s'agit d'une fonction cadre de classe 3. Le minimum salarial de la fonction est 91 567$ et le maximum est de 130 810$.

Conditions particulières
Il s'agit d'un mandat de deux (2) ans, avec possibilité de renouvellement. Le Règlement régissant les conditions d'emploi des cadres s'applique.

L'entrée en fonction dès que possible.

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier un curriculum vitae accompagné d'une lettre expliquant leur motivation à ce poste. Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Pour information complémentaire, communiquez avec
Elaine B. Marier
Conseillère en recrutement
elaine.b-marier@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.